Hilfe zur Selbsthilfe
Methodisches BPM-Consulting mit modularen Beratungsbausteine für Sie on-Demand abrufbar.
“Potenziale der Prozessorientierung erschließen” – wie Sie von unserem Lösungsansatz profitieren
Der Lösungsansatz der intellior GmbH ermöglicht Ihnen schnell einsetzbare, branchenübergreifend praxiserprobte und nachhaltig wirksame BPM-Lösungen, mit denen Sie Ihre Prozessorientierung Schritt-für-Schritt verbessern.
- Umfassender Rahmen zur Ausrichtung sämtlicher BPM-Projekte
- Für alle Reifegrade der Prozessorientierung und jede Aufgabenstellung bis zur höchsten Reife geeignet
- Unterstützt den stufenweisen Einstieg mit einzelnen BPM-Projekten, die bei späterer Erweiterung harmonischer Teil einer Gesamtlösung werden
Lassen Sie sich mitnehmen in eine noch umfassendere Sichtweise von “Prozessorientierung”
Wirtschaftlicher Kundenfokus
Prozessorientierung ist für viele lediglich die Ausrichtung an einem definierten Geschäftsprozess. Für uns gehen die Potenziale weit darüber hinaus. Prozessorientierung verkörpert als Zielbild einen wirtschaftlichen Kundenfokus: Prozesse liefern stabil, regelkonform und wirtschaftlich genau die Leistungen, von denen interne und vor allem externe Kunden begeistert sind. Dafür sind definierte und abgestimmte Prozesse ein wesentliches Mittel zum Zweck.
Gelebte Verantwortlichkeiten
Lebendig und wirksam werden die definierten Prozesse aber erst, wenn die Verantwortlichkeiten für die Durchführung und die Steuerung der Prozesse von allen Beteiligten gelebt werden. Dazu braucht es einen Führungsprozess mit abgestimmten und in der Organisation verankerten Rollen für Prozessverantwortliche, die mit der Linienverantwortung zusammenspielen. Prozesse und Prozessziele müssen fpr jeden transparent sein.
Unser Lösungsansatz enthält ein systemisches Verständnis von den Potenzialen der Prozessorientierung
Der Lösungsansatz von Intellior basiert auf einer einfachen Erkenntnis: Je weiter das Prozessmodell Ihres Unternehmens ausgebaut ist und inklusive der Führungsprozesse gelebt wird, um so mehr Potenziale der Prozessorientierung können Sie erschließen.
Und je weiter die Prozessorientierung entwickelt ist, desto anspruchsvollere Herausforderungen der Informationsvernetzung und Digitalisierung können Sie prozessorientiert meistern.
In vier Stufen erschließen wir gemeinsam Ihre Potenziale und bauen mit Aeneis als Plattform Ihr Operating System für Ihr digitalisiertes Organisations- und Prozessmanagement und die prozessorientierte Digitalisierung.
“Think big, start small … and fast” – so gelangen Sie rasch an Ihre Ziele
Schon längst denken die Verantwortlichen beim Thema Prozessmanagement nicht nur an „Prozesse malen“ oder „einzelne Normsysteme“ einführen. Die Erfolgspotenziale gehen auch weit über integrierte Managementsysteme hinaus.
Je weiter das Unternehmensmodell Stufe für Stufe ausgebaut wird, desto anspruchsvollere Aufgabenstellungen lassen sich nun prozessorientiert lösen. Die Grafik zeigt in den vier Stufen, welche BPM-Einsatzszenarien sich mit dem steigenden Grad der Prozessorientierung realisieren lassen.
Gemeinsam mit Ihnen prüfen wir, wo Sie in Ihrem Unternehmen mit dem Prozessmanagement aktuell stehen. Wenn Sie beispielsweise Ihre Prozesse bereits erfolgreich etabliert haben und als nächstes Audit-Management umsetzen wollen, können Sie dieses unabhängig von anderen Lösungen nutzen. Dank unseres umfassenden Verständnisses, wissen wir, mit welchen Schritten und Maßnahmen Sie möglichst rasch und effizient auch Ihr Audit-Management prozessorientiert betreiben können. Für Sie entsteht eine modulare BPM-Lösung, die in einen Gesamtansatz eingebettet ist und nach allen Seiten anschlussfähig ist.
Beispiel einer kleinen BPM-Lösung: Audit-Management als erstes Erweiterungsmodul für gelebtes Prozessmanagement.
Über “Quick-Wins” zum voll ausgebauten “Operating System” Ihres Unternehmens
Mit unserem methodischen Ansatz zeigen wir Ihnen auf, welcher Gesamtnutzen sich durch „richtiges“ Prozessmanagement entfalten lässt. Die Umsetzung erfolgt zielorientiert, Schritt-für-Schritt und erhöht Ihren „Prozessmanagement- Reifegrad“. Mit unseren modularen Lösungen können Sie mit vergleichsweise geringem Aufwand weitere BPM-Aufgabenstellungen umsetzen und “Quick-Wins” realisieren.
Lassen sie sich mitnehmen auf einen prozessorientierten Weg, der die einzelnen Herausforderungen stufenweise meistert, zu einem „großen Ganzen“ zusammenfügt und dabei alle Erfolgspotenziale Ihres Unternehmens nutzbar macht.
Intellior-Lösungen unterstützen Sie gezielt und modular über die gesamte Wegstrecke bis hin zur prozessorientierten Organisationsentwicklung und Unternehmensgestaltung. Unser Slogan “Prozesse einfach besser” ist dabei Anspruch und Nutzenversprechen gleichermaßen.
Beispiel einer bereits erweiterten BPM-Lösung: Ausgewählte BPM-Einsatzszenarien sind prozessorientiert umgesetzt.
Alle Potenziale der Prozessorientierung erschließen – so unterstützen wir sie dabei
Das komplette Portfolio unseres Lösungsansatzes
- Stufe 1: Prozesse etablieren
Transparenz durch dokumentierte Geschäftsprozesse und geteiltes Wissen - Stufe 2: Prozesse optimieren und leben
Prozess-Stabilität durch gelebte und verbesserte Geschäftsprozesse - Stufe 3: Prozesse, Chancen und Risiken integriert managen
Ganzheitlich gesteuerte Prozesse, die ihre Ziele erreichen und externe Kundenanforderungen und Regelwerke abdecken - Stufe 4: Strategie über Prozesse und IT umsetzen
Strategiekonform ausgerichtete Prozesse und IT als zentraler Erfolgsfaktor – nicht nur für die Digitale Transformation
Stufe 1: Prozesse etablieren
Transparenz durch dokumentierte Geschäftsprozesse und geteiltes Wissen
Wie kann ein gemeinsames Prozessmanagement-Verständnis erzeugt werden?
Mit der Erfassung der Aufbaustrukturen und der Modellierung von Prozessen ist es nicht getan. Im Prozessmanagement geht es um mehr – selbst bei kleinen BPM-Lösungen. Denn der Geschäftserfolg ist nur durch wirtschaftliche Kundenorientierung und eigenverantwortlich mitdenkende, zusammenarbeitsfähige und hoch motivierte Mitarbeitende möglich. Eine gute BPM-Lösung muss die Mitarbeiter beim Mitdenken und in der Zusammenarbeit unterstützen. Das macht den einzelnen in seiner täglichen Arbeit erfolgreich und motiviert. Weil jede Leistung für die Kunden stets über Prozesse, Technologien und Menschen erbracht wird, müssen die Prozesse mit klaren Verantwortlichkeiten über Abteilungsgrenzen, Hierarchiegrenzen und häufig sogar über die Unternehmensgrenzen hinweg bis zum Kunden gedacht, umgesetzt und gesteuert werden.
Zielbild für Prozessorientierung und Fokus auf die wichtigsten Prozesse
Zunächst wird mit dem jeweiligen Management- und Projektteam ein unternehmensspezifisches Zielbild erarbeitet. Im nächsten Schritt ist ein Vorgehen inklusive der notwendigen BPM-Governance zu entwickeln. Das ein wichtiger Startpunkt für eine wirksame Priorisierung, Erarbeitung und Umsetzung der Prozesse.
In der ersten Stufe beginnt man damit, Prozesse zu identifizieren, zu modellieren, abzustimmen, freizugeben, einzuführen und Wissen zu teilen.
Fazit:
In dieser Stufe erreichen Sie über eine Beteiligung der Mitarbeitenden abgestimmte Aufgaben und Verantwortlichkeiten in Prozessen und schaffen damit die zentrale Voraussetzung für ein wirksames Prozessmanagement und jede Normeinhaltung.
„Prozesse etablieren“
Links zu Einsatzszenarien der Stufe 1
Stufe 2: Prozesse optimieren und leben
Prozess-Stabilität durch gelebte und verbesserte Geschäftsprozesse
Wie kann das Prozessmanagement-Verständnis weiterentwickelt werden?
Die Prozesse sollen so, wie sie definiert wurden, auch tagtäglich in der Praxis gelebt werden. Das heißt, alle beteiligten ausführenden Rollen arbeiten produktiv zusammen, erleben die Vorteile einer abgestimmten Dokumentation für Einarbeitung oder Vertretung und bringen sich in die weitere Verbesserung ein. Dies gilt auch für die führenden Rollen, die ihre definierten Aufgaben wahrnehmen: Prozesse einführen, Prozessausführung unterstützen, Prozessleistung analysieren und verbessern und Prozesse steuern. Das tägliche Zusammenspiel der Führungskräfte in den Rollen „Prozessverantwortlicher“ und „Linienverantwortlicher“ ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für eine lebendige Optimierung und Harmonisierung der Prozesse.
Aeneis als Prozessbefähiger
Ohne die Unterstützung durch eine gute BPM-Software kann all dies nicht gelingen. Unsere BPM-Suite Aeneis bietet Ihnen zielgruppenspezifische Sichten und Auswertungen, dynamische Visualisierungen komplexer Zusammenhänge, die Steuerung über Key Performance Indicators (KPI), Prozessanalysen sowie ein umfassendes Variantenmanagement sowie Ideenmanagement/KVP für eine kontinuierliche Bewertung und Umsetzung von Verbesserungen. Mit unserer BPM-Beratung zeigen wir Ihnen wie sie all diese technischen Features optimal nutzen und Aeneis als Plattform für das “Operating System” Ihres Unternehmens nutzen.
In der zweiten Stufe ist man bereits so weit, Prozesse zu verbessern, Varianten zu managen und Prozesse zu digitalisieren bzw. automatisieren.
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Digitalisierung des Organisations- und Prozessmanagements
Es entsteht ein digitales Unternehmensprozessmodell, in dem ausgehend von Ihrer Prozesslandkarte alle für Sie wesentlichen Prozesse mitsamt Ihren Aufgaben mit Ihren jeweiligen Verantwortlichkeiten, Dokumenten, etc. steuerbar werden. Über dieses „digitale Spiegelbild“ können Sie relevante Prozesse auch direkt aus dem BPMN-Diagramm automatisieren. Gewinnen Sie so Zeit für das Wesentliche. Denn insbesondere die Routine-Arbeiten können Sie sich mit abgestimmten Prozessen und daraus direkt abgeleiteter IT-Unterstützung massiv erleichtern. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit der Automatisierungskomponente/Process Engine BPM|Flow die Prozesse zum Leben erwecken, ohne dass Sie dazu IT-Spezialisten benötigen.
Fazit:
Mit gelebten Prozessen, Transparenz und personalisierten Informationen rund um die Prozesse schaffen Sie bei allen Mitarbeitenden Motivation und Spaß durch klare Verantwortlichkeiten, Sinn der eigenen Aktivitäten und Entlastungen.
„Prozesse optimieren und leben“
Links zu Einsatzszenarien der Stufe 2:
Stufe 3: Prozesse, Chancen und Risiken integriert managen
Ganzheitlich gesteuerte Prozesse, die ihre Ziele erreichen und externe Kundenanforderungen und Regelwerke abdecken
Unternehmensrisiken prozessorientiert managen (Enterprise Risk Management)
Welche Begriffe Sie nach vorne stellen ist unerheblich: Ob prozessorientiertes integriertes Managementsystem (IMS) oder Governance Risk & Compliancemanagement (GRC), die Fragestellungen sind identisch:
- Welche Ziele und internen Regelungen (Organisationsstruktur, Rollen, Prozesse, Assets, Leitlinien, etc.) sind für die Erreichung und die Weiterentwicklung Ihres Geschäftszwecks erforderlich und angemessen?
- Welche externen Regelwerke (Gesetze, Normen, Verordnungen, Stand der Technik etc.) müssen dabei beachtet werden?
- Welche Chancen und Risiken sollten dabei systematisch und strukturiert berücksichtigt werden?
Am Ende geht es darum, angemessene interne Vorgaben und externe Regelwerke wirksam umzusetzen, dabei Chancen zu nutzen und mit Risiken angemessen umzugehen. Je nach Rolle mag die Frage nach der Verantwortung, der Wirksamkeit und der möglichen Konsequenzen unterschiedlich gewichtet werden. Auf oberster Ebene geht es um Organisationsverschulden und persönliche Haftung.
Enthaftung für führende und durchführende Rollen
Wichtig: Nur nachweislich dokumentierte und wirksam umgesetzte Regelungen, die den jeweiligen Anforderungen, im Zweifel jedoch „dem Stand der Technik“ entsprechen, wirken enthaftend. Damit muss aber für die Verantwortlichen und alle Ausführenden klar sein, was im aktuellen Arbeitszusammenhang zu beachten und konkret zu tun ist. Abgestimmte, umsetzbare und geschulte Prozesse sind dafür eine fundamentale Basis. Zusätzlich verknüpfte Checklisten, Workflows, Gesetzes-/Norm-Texte etc. und aktive Änderungsinformationen sowie Schulungen sind weitere Erfolgsgaranten. Man sollte nicht der Illusion nachhängen, dass die Ausführenden die Vielzahl von heute zumeist wenig abgestimmten „digitalen“ Handbüchern (Qualität, Gesundheit/Umwelt, Energie, Informationssicherheit etc.) kennen und eigenverantwortlich umsetzen.
In der dritten Stufe lassen sich Managementsysteme prozessorientiert integrieren, Prozesse ganzheitlich steuern und GRC umsetzen.
Mit Aeneis wird Ihre Daten-Basis in alle Richtungen auswertbar. Lassen Sie sich von uns zeigen, wie Sie die möglichen Nutzeneffekte umfassend erschließen.
Informationsarchitektur mit Prozessfokus ist die Datenbasis Ihres “Operating Systems
Wenn die Verknüpfung aller Objekte über den Prozess einfach und gleichzeitig zielgerichtet umgesetzt sind, werden Regelwerke und integrierte Handbücher transparent und ermöglichen das einfache Erkennen aller Zusammenhänge. Das Wesentliche ist jedoch: Nur mit einer prozessorientierten Umsetzung, wird das von den Mitarbeitern auch verstanden und kann richtig gelebt werden. Alles Relevante wird nahtlos und punktgenau in die Arbeitsabläufe der betroffenen Mitarbeiter integriert: Wer muss was warum und wie in Prozessen beachten, damit das Unternehmen in alle Richtungen konform ist? Mit Sinn, Kenntnisnahmen und digitalen Unterschriften wird nachweisbar konform gearbeitet.
So gelingt eine wirksame, enthaftende Umsetzung tatsächlich!
Unternehmensweites Risikomanagement
Es fängt mit top-down abgestimmten Prozesslandkarten und einer einfachen, intuitiven und produktiven Prozesserfassung an, geht über deren Abstimmung und Freigabe bis zur Kenntnisnahme durch die beteiligten Rollen und der zugewiesenen Mitarbeiter. Darauf lässt sich ein einheitliches unternehmensweites Risikomanagement aufbauen:
- Allgemeine Unternehmens- oder Prozess-Risiken, deren Bewertung und Maßnahmen zu deren Verringerung (IKS, mit Heatmap und brutto/netto Vergleich, Freigaben)
- Risiken aus der Umsetzung der DSGVO, Technisch Organisatorische Maßnahmen (TOM), Risikobeurteilung von Verarbeitungstätigkeiten, Datenschutz Folgeabschätzungen (DSFA) und Betroffenenanfragen
- Risiken aus der ISMS Umsetzung (ISO 27001) mit vordefiniertem Risikokatalog, Erklärung der Anwendbarkeit (SOA), Audits, Business Impact Analysen und Maßnahmen zum BCM (ISO22301) sowie Standard-Reporting
Alle Regelwerksüberprüfungen können durch ein Auditmanagement für interne/externe Audits mit eigenen oder vordefinierten Fragenkatalogen und Maßnahmen flankiert werden. Ein zentrales Maßnahmenmanagement unterstützt bei allen Maßnahmenarten – wie Abweichungen, Fehlern, Ideen, Verbesserungen – eine transparente Statusverfolgung und Abarbeitung.
Mit vor- und selbst-definierten Assistenten-Workflows lassen sich dabei Regelprozesse digitalisieren. Durch zugewiesene Mitarbeiter sorgen diese automatisch für eindeutige Verantwortlichkeiten und Transparenz.
Fazit:
Aeneis wird als Plattform Ihr “Operating System” für das digitalisierte Organisations- und Prozessmanagement mit beherrschbaren Risiken und Enthaftung. Sie sind in der Lage, Prozesse, Chancen und Risiken integriert zu managen.
„Prozesse, Chancen und Risiken integriert managen“
Links zu Einsatzszenarien der Stufe 3:
Stufe 4: Strategie über Prozesse und IT umsetzen
Strategiekonform ausgerichtete Prozesse und IT als zentraler Erfolgsfaktor – nicht nur für die Digitale Transformation
Aus Strategie wird Wirklichkeit
Unternehmen greifen mit ihren strategischen Zielen und Maßnahmen Technologietrends auf und nehmen Markterwartungen vorweg, die prozessual auf unterschiedlichen Ebenen realisiert werden. Auf der operativen Ebene sollen individualisierte Leistungen in kürzester Zeit zu attraktiven Kosten über digitalisierte und automatisierte Prozesse bereitgestellt werden. Der Anteil der IT an der Wertschöpfung steigt, Prozesse werden häufig radikal verändert und die entstehenden Daten bieten Chancen für Erweiterungen des Geschäftsmodells.
Ökosysteme digitaler Prozesse entstehen
Auf der Ebene digitaler Prozessketten werden ganze Ökosysteme digitaler Prozesse verbunden, um ganzheitliche und datengetriebene Leistungen anzubieten. Möglichkeiten bieten sich in nahezu allen Branchen: Ein Offshore Windpark z.B. mit maximaler Ausbeute braucht neben den Anlagen und der Montage eben auch spezielle Services, die in windarmen und ungefährlichen Zeiten erbracht werden. Das erfordert Sensoren, Daten und eine Datenanalytik über den gesamten Maschinenbestand, aber auch die Anbindung von Wetterdiensten und Serviceprovidern. In der Konsequenz müssen eine Vielzahl von neuen und vollständig digitalisierten und vernetzten Prozessen entwickelt und umgesetzt werden. Ohne ein professionelles und digitalisiertes Prozessmanagement ist dieses Ziel kaum erreichbar.
Monetarisierung von Daten wird möglich
Auf der obersten Ebene geht es bei der Weiterentwicklung eines digitalen Geschäftsmodells noch konsequenter um die Monetarisierung von Daten und einen sehr hohen IT Anteil an der Wertschöpfung. Das beschränkt sich allerdings nicht auf die bekannten Cloud-Services als „Pay per Use“, sondern reicht bis hin zu physischen Produkten. Ein Beispiel: Triebwerke werden nach Flugstunden abgerechnet, bei Service- oder Reparaturbedarf im nächsten Flughafen-Hub gewechselt und erlauben der Fluggesellschaft eine maximale „Airtime“. Auch in diesen Fällen entsteht fast immer eine massiv veränderte Prozesslandkarte und eine Vielzahl von neuen Prozessen und Verantwortlichkeiten müssen umgesetzt werden.
In der vierten Stufe wird die Digitalisierung abgerundet: Architektur-/Berechtigungsmanagement, prozessorientiertes Strategiemanagement und Balanced Scorecard, SAP S/4 HANA, das Harmonisieren von Prozessen, das Managen von Prozessen, Rollen und Tests.
Kunden und Märkte erfordern Digitalisierung auf mehreren Ebenen
Strategie über Prozesse umsetzen
Mit Aeneis können Sie selbstverständlich auch Ihren Strategieprozess unterstützen und umsetzen, aber wie setzen Sie Ihre Unternehmensstrategie oder übergeordnete strategische Unternehmensziele um und wer hat welche Verantwortung? Ziel ist es, dass derartige Veränderungen von strategischen Prozessverantwortlichen angestoßen und von operativen Prozessmanagern bis in die Umsetzung verantwortet werden. So kann tatsächlich konsequent über über Prozesse geführt werden – über alle Ebenen. Verluste durch Funktionalstrategien und klassische Projekte, deren Umsetzung nicht selten zwischen den Funktionen verwässert wird, können so vermieden werden.
Unsere Lösung „Prozessorientiertes Strategiemanagement und Balanced Scorecard“ unterstützt Sie in Verbindung mit Managementworkshops und Implementierungsbegleitung auf dem Weg zu diesem Ziel. Dabei bestimmen Sie die relevanten Managementdimensionen – häufig werden diese an das genutzte Business Model Canvas angelehnt.
(Digitalisierungs-)Strategie über Prozesse umsetzen
Typische Leitfragen von der Strategieentwicklung bis zu den umgesetzten Maßnahmen und Prozessen zeigt das folgende Kundenbeispiel.
Komplexe Unternehmensarchitekturen managen
Wir bieten auch BPM-Lösungen für weitere Einsatzszenarien, die in dieser Stufe wichtig sind: Wie können Prozesse vor einer Digitalisierung länderübergreifend/unternehmensweit soweit harmonisiert werden, dass die Umsetzungsaufwände nicht explodieren? Mit unserem Variantenmanagement stellen Sie auch in dieser Stufe sicher, dass notwendige Varianten (z.B. wegen unterschiedlicher legaler Länderanforderungen) gezielt abgeleitet und Verbesserungen des Elternobjekts bewusst übernommen werden können.
Wir bieten innovative Lösungen zur Abbildung der Unternehmensarchitektur von Prozessen, Rollen, Organisation und IT, um ein digitalisiertes, prozessrollenbasiertes und workflowgestütztes Berechtigungsmanagement (IAM) umzusetzen. Eine wichtige Voraussetzung für beherrschbare Prozesse, die compliant sind und mit deutlich geringeren Aufwänden umgesetzt werden können.
Prozessorientierte S/4 HANA Migration/Einführung
Last but not least bieten wir für Unternehmen, die eine Migration auf S/4HANA planen, eine einzigartige Lösung: Sie können die Analyse- und Prozess-Redesignphase mit vollständigen Referenzprozessen schnell, mit so wenig Beratern wie möglich und mit einer großen Akzeptanz umsetzen. So erzeugen Sie Prozesstransparenz in Ihrem aktuellen SAP-System und können Prozesse, Transaktionen und Testdaten automatisch in Aeneis übernehmen. Sie können auch bestehende SAP Best Practices in Ihre Unternehmensprozesse aufnehmen und inklusive der verantwortlichen Rollen mit denen im SAP Solution Manager synchron halten. Mit der BPM-Suite Aeneis haben Sie über den SAP-Konnektor das Werkzeug für harmonisierte Prozesse, Rollen und Berechtigungen der zukünftigen SAP-Nutzung.
Fazit:
Intellior-Lösungen unterstützen Ihre prozessorientierte Digitalisierung, Organisationsentwicklung und Unternehmensgestaltung.
„Strategie über Prozesse und IT umsetzen“
Links zu Einsatzszenarien der Stufe 4:
BPM-Einführungsmodell
Sieben Phasen zur erfolgreichen Einführung von BPM in Ihrem Unternehmen.
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