So gelingt Ihnen die wirksame Umsetzung von Prozessmanagement

Unser BPM-Einführungsmodell zur Implementierung von Prozessmanagement  ist das Ergebnis jahrelanger Erfahrung mit allen Unternehmensgrößen und Branchen.

Die modularen Consulting-Bausteine zur Umsetzung von Prozessorientierung enthalten methodisches BPM-Know-how, das Sie in jeder Phase nach Bedarf abrufen können.

Phase 1: Zielbild Prozessorientierung

Wir schaffen ein gemeinsames Prozessmanagement-Wissen und ermitteln, wo Sie sich auf dem Weg zu einer prozessorientierten Unternehmensführung befinden. Anschließend entwickeln wir gemeinsam ein greifbares Zielbild, wo Sie mit Hilfe von Prozessmanagement in einem Zeitraum von 1-2 Jahren stehen wollen. Auf diesem Fundament wird das Umsetzungsprojekt geplant.

BPM-Grundlagen vermitteln

Zielgruppe: Geschäftsführung, 1. Managementebene und Verantwortliche für die BPM-Einführung
Format: Auftragsklärung, Vorbereitung + Ø 1 Tag Workshop

Ergebnis: Alle Beteiligten haben ein gemeinsames Verständnis davon, was Prozessmanagement bedeutet, welche Potenziale Prozessorientierung für die Organisation und den eigenen Bereich hat und welche Voraussetzungen erforderlich sind.

BPM-Status-quo / Reifegrad ermitteln

Zielgruppe: Geschäftsführung, 1. Managementebene, Verantwortliche für die BPM-Einführung
Format: Ø 3 Tage Interviews, Ø 1  Tag Workshop/Abstimmung

Ergebnis: Unterschiedliche Sichtweisen und Einschätzungen zur Breite und Tiefe der Prozessorientierung in der Organisation sind aufgearbeitet, ein gemeinsames Bild der aktuellen Stärken und Schwächen wurde erarbeitet.

Zielbild Prozessorientierung entwickeln und BPM-Ziele festlegen

Zielgruppe: Geschäftsführung, 1. Managementebene, Verantwortliche für die BPM-Einführung
Format: Ø  2 Tage Bestandsaufnahme, Workshop/Abstimmung und Entscheidung

Ergebnis: Auf Basis der Unternehmensstrategie/langfristigen Unternehmensziele entsteht ein greifbares Zielbild davon, was Prozessorientierung für Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter und das Management bringen soll, woran die Zielerreichung festgemacht wird und welche Handlungsfelder sich daraus ergeben.

Setup-Phase planen und starten

Zielgruppe: 1. und 2. Managementebene, Verantwortliche für die BPM-Einführung
Format: Ø 2 Tage Konzeption + Workshop/Abstimmung und Entscheidung

Ergebnis: Alle relevanten Stakeholder, Arbeitsschritte, Ecktermine und Verantwortlichkeiten für die Setup-Phase sind definiert.

Phase 2: Projekt-Setup

Wir bilden das Projektteam aus und entwickeln gemeinsam ein Zielbild für die BPM-Organisation. BPM-Methoden und das BPM-Tool werden ausgewählt und das BPM-Einführungsprojekt wird aufgesetzt.

Projektteam ausbilden

Zielgruppe: BPM-Kernteam und Verantwortliche für die BPM-Einführung
Format: Auftragsklärung, Konzeption und Ø 2 Tage Schulung/Workshop

Ergebnis: Das BPM-Kernteam hat einen gemeinsamen Wissensstand zum Vorgehen für die Umsetzung von Prozessorientierung, Kernaufgaben sowie Verantwortlichkeiten der führenden, durchführenden und unterstützenden Rollen.

Zielbild BPM-Organisation entwickeln

Zielgruppe: BPM-Kernteam, Verantwortliche für die BPM-Einführung, 1. Managementebene
Format: Ø 2 Tage Konzeption ,  Ø 1 Tag Workshop/Abstimmung und Entscheidung

Ergebnis: Eckwerte für die anforderungsgerechte Rolle (Aufgaben, Verantwortlichkeiten), die Qualifikationsprofile und die Kapazität der internen BPM-Beratungs-/Unterstützungsfunktion sind abgestimmt.

Methoden und Tools abstimmen (inkl. BPM-Tool)

Zielgruppe: Verantwortliche für die BPM-Einführung, BPM-Kernteam
Format: Schulung, Konzeption, Workshop/Abstimmung, Entscheidung, Coaching

Ergebnis: Eingesetzte Methoden sind auf Konsistenz mit den Zielen überprüft und in das BPM-Vorgehen integriert. Fehlende oder ergänzende Methoden und Werkzeuge sind ausgewählt und im Kernteam geschult. Ein BPM-Werkzeug ist anforderungsgerecht ausgewählt.

Projektplan für die BPM-Einführung erarbeiten und starten

Zielgruppe: 1. Managementebene, BPM-Kernteam, Verantwortliche für die BPM-Einführung
Format: Ø 3 Tage Konzeption, Workshop/Abstimmung und Entscheidung

Ergebnis: Unternehmensspezifisch geplantes konventionelles oder agiles Projekt zur BPM-Einführung ist gestartet.

Phase 3: BPM-Tool-Einführung

Wir sorgen dafür, dass Sie den Nutzen der BPM-Suite Aeneis in allen nachfolgenden Phasen unmittelbar erschließen können. Je nach Erfahrung steht der schnelle Start auf der Basis guter Praktiken oder bereits die Nutzung aller Vorteile einer flexiblen Anpassung und Erweiterbarkeit im Vordergrund.

Quick Start

Zielgruppe: BPM-Kernteam, Prozessverantwortliche, Prozessmodellierer, IT-Verantwortliche, Aeneis-Verantwortliche, Key-User
Format: Ø 3 Tage Kick-Off, Setup Unterstützung, Modellierertraining, Administratorenschulung, Portal-Roll-Out

Ergebnis: Das BPM-Kernteam kann gute Praktiken unmittelbar nutzen, ist geschult und kann mit Aeneis die weiteren Projektergebnisse kollaborativ und digital unterstützt erarbeiten.

Customizing

Zielgruppe: BPM-Kernteam, Prozessverantwortliche, Prozessmodellierer, IT-Verantwortliche, Aeneis-Verantwortliche, Key-User, Projektleiter BPM-Einführung
Format: Ø 3 Tage Anforderungsworkshop, Umsetzung, Customizing Schulung

Ergebnis: Spezifische Anforderungen an Metamodell, Portal, Freigaben, Geltungsbereiche, Rechtemanagement, Auswertungen und Druckberichte sind geklärt und umgesetzt, erforderliches Customizing-Know-how ist aufgebaut.

Erweitern

Zielgruppe: BPM-Kernteam, Prozessverantwortliche, Prozessmodellierer, IT-Verantwortliche, Aeneis-Verantwortliche, Key-User
Format: Workshop, Konzeption, Schulung, Workshop/Abstimmung, Coaching, abhängig von der Zielsetzung

Ergebnis: Je nach Anforderungen sind weitere Automatisierungskomponenten/Workflows eingeführt. Prozessvarianten können gezielt verwendet werden. Schnittstellen zu weiteren Systemen (z.B. SAP) sind ebenso wie Anwendungskomponenten (z.B. Prozessanalyse, Risiko- oder Auditmanagement nutzbar.

Phase 4: BPM-Governance

Wir definieren mit den beteiligten Rollen Aufgaben und Verantwortlichkeiten für den Führungsprozess „Prozess managen“. Wir bauen das Prozessmodell gemeinsam top-down auf, beginnen mit der Prozesslandkarte und hören mit Verantwortlichkeiten und Prozesszielen auf. Wir vereinbaren Konventionen für das Prozessmodell (Landkarten, BPMN-Diagramme) und Sie priorisieren die Prozesse für die nachfolgenden Phasen.

Führungsprozess und Rollen definieren

Zielgruppe: 1. und 2. Managementebene, BPM-Kernteam, Verantwortliche für die BPM-Einführung, Geschäftsführung
Format: Ø 3 Tage Interview, Konzeption, Workshop/Abstimmung und Entscheidung

Ergebnis: Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Prozessmanagement sind über den Führungsprozess für alle Beteiligten mit allen Konsequenzen klar, abgestimmt und zur Einführung freigegeben.

Prozesslandkarte entwickeln und Rollen zuordnen

Zielgruppe: 1. und 2. Managementebene, Prozessverantwortliche, BPM-Kernteam
Typ: Ø 3 Tage Interviews, Konzeption, Workshop/Abstimmung und Entscheidung

Ergebnis: Die Prozesslandkarte enthält alle für die Umsetzung des Geschäftszweckes erforderlichen Prozesse. Die Prozessverantwortung ist den definierten Rollen für eine gute Steuerbarkeit eindeutig zugeordnet.

Konventionen, Prozessmodell und BPMN definieren

Zielgruppe: BPM-Kernteam, Prozessmodellierer, Prozessverantwortliche, 1. Managementebene
Format: Ø 3 Tage Analyse/Input, Konzeption, Workshop/Abstimmung und Entscheidung

Ergebnis: Prinzipien für den übersichtlichen Aufbau der Prozesslandkarte und der Nutzung von Prozessebenen stehen zur Verfügung, ebenso wie einfach modellierbare und verständliche BPMN-Konventionen.

Prozesse priorisieren und auswählen

Zielgruppe: 2. Managementebene, Prozessverantwortliche, Verantwortliche für die BPM-Einführung
Format: Ø 2 Tage Analyse, Konzeption, Workshop/Abstimmung und Entscheidung

Ergebnis: Die Prozesse für die nächsten Projektphasen sind mit einem transparenten und abgestimmten Verfahren priorisiert.

Phase 5: Prozessdefinition

Je nach Voraussetzungen und Zielen unterscheiden wir den den klassischen Weg „Ist-Prozesse verbessern“ vom lösungsfokussierten Weg „Soll-Prozesse entwickeln“. Im ersten Fall werden Prozesse in Workshops mit den Beteiligten aufgenommen und visualisiert. Dann werden Schwachstellen systematisch identifiziert und mit ihrem Optimierungspotenzial bewertet. Die verbesserten Soll-Prozesse werden erarbeitet und mit Umsetzungsmaßnahmen dokumentiert. Bei neuen und anspruchsvollen Zielen und einem vorhandenen Prozessverständnis werden die Soll-Prozesse direkt mit klaren abgestimmten Zielen kreativ in Workshops entwickelt.

Prozess-Steckbriefe entwickeln und Prozess-Check durchführen

Zielgruppe: Prozessverantwortliche, Prozessteams (alle im Prozess beteiligten Rollen), Linienführungskräfte
Format: Ø 0,5 Tage Bestandsaufnahme, Workshop/Abstimmung je Prozess

Ergebnis: Für die priorisierten Prozesse sind Steckbriefe mit Prozesszweck, Prozesszielen, definierten Start-/End-Ereignissen und beteiligten Rollen sowie weiteren projektrelevanten Informationen abgestimmt.

Ist-Prozesse aufnehmen und dokumentieren

Zielgruppe: Prozessverantwortliche, Prozessteams (alle im Prozess beteiligten Rollen)
Format: Ø 1 Tag Prozessbegehung, Interviews und/oder Workshop/Abstimmung je Prozess

Ergebnis: Für die priorisierten Prozesse sind BPMN-Diagramme – gegliedert nach Prozessschritten/Aktivitäten mit Prozesslogik und zugeordneten Durchführungsrollen, Mitwirkungs-/Informationspflichten, Dokumenten, IT-Systemen sowie weiteren projektrelevanten Informationen – erarbeitet.

Optimierungspotenziale finden/bewerten

Zielgruppe: Prozessverantwortliche, Prozessteams (alle im Prozess beteiligten Rollen), Linienführungskräfte
Format: Ø 0,5 Tage Workshop/Abstimmung je Prozess

Ergebnis: Für die priorisierten Ist-Prozesse sind Schwachstellen und Verbesserungsideen identifiziert und bewertet.

Soll-Prozesse definieren

Zielgruppe: Prozessverantwortliche, Prozessteams (alle im Prozess beteiligten Rollen), Linienführungskräfte
Format: Ø 1 Tag Workshop/Abstimmung je Prozess

Ergebnis: Für die priorisierten Prozesse sind entsprechend der Ziele mit kreativen Methoden BPMN-Diagramme –  gegliedert nach Prozessschritten/Aktivitäten mit Prozesslogik und zugeordneten Durchführungsrollen, Mitwirkungs-/Informationspflichten, Dokumenten, IT Systemen sowie weiteren projektrelevanten Informationen – erarbeitet.

Maßnahmen/Projekte ableiten

Zielgruppe: Prozessverantwortliche, Prozessteams (alle im Prozess beteiligten Rollen), Linienführungskräfte, Projektmanagement-Office
Format: Ø 0,5 Tage Konzeption/Workshop/Abstimmung und Entscheidung je Prozess

Ergebnis: Für jeden priorisierten Prozess sind alle Maßnahmen für Umsetzung abgeleitet und dokumentiert.

Phase 6: Prozesseinführung

Wir planen mit Ihnen die Ausführung und nachhaltige Implementierung der neuen oder verbesserten Prozesse. Die Prozesse, neuen Rollen und veränderten Systeme werden von den Verantwortlichen eingeführt und geschult. Prozesssteuerung und Umsetzungscontrolling werden in der Organisation etabliert.

Prozessausführung und -einführung planen

Zielgruppe: Prozessverantwortliche, Prozessteams (alle im Prozess beteiligten Rollen), Linienführungskräfte
Format: Ø 1 Tag Workshop/Abstimmung und Entscheidung je Prozess

Ergebnis: Für jeden priorisierten Prozess sind der qualitative/quantitative Personalbedarf für die Durchführung sowie alle Maßnahmen für Umsetzung entsprechend der im Unternehmen geltenden Vorgaben geplant.

Prozesse (Rollen, Systeme) einführen und schulen

Zielgruppe: Prozessverantwortliche, Prozessteams (alle im Prozess beteiligten Rollen), Linienführungskräfte
Format: Ø 2 Stunden, Information/Einweisung, Schulung, Workshop

Ergebnis: Alle Prozessbeteiligten können den neuen oder veränderten Prozess durchführen und wissen mit weiteren Rollen (Mitwirkungs-/Informationspflichten), Dokumenten, IT-Systemen und spezifischen Anforderungen aus Normen oder anderen Regelwerken umzugehen.

Prozesssteuerung und Controlling implementieren

Zielgruppe: Prozessverantwortliche, Prozessteams (alle im Prozess beteiligten Rollen), Linienführungskräfte
Format: Ø 2 Tage Workshop/Abstimmung, Entscheidung und Umsetzung/Schulung je Prozess

Ergebnis: Prozesskennzahlen, Messgrößen und Quellen (IT Systeme, Aufschreibungen) sind konsistent zu den Prozesszielen eingeführt, für alle Zielgruppen transparent und werden zur operativen Prozesssteuerung genutzt.

Phase 7: Prozessoptimierung

Gemeinsam verankern wir die systematische Unterstützung und Überwachung der Prozessdurchführung und die Analyse sowie methodische Optimierung der Prozesse durch die Prozessverantwortlichen in Ihrer Organisation. Die Messung des Prozessreifegrades und die Durchführung von regelmäßigen internen Prozessaudits sind weitere Befähiger einer kontinuierlichen Verbesserung.

Prozessausführung unterstützen und überwachen

Zielgruppe: Prozessverantwortliche, Prozessteams (alle im Prozess beteiligten Rollen), Linienführungskräfte
Format: Schulung, Coaching, danach tägliche Routinen (daily) und bedarfsorientiert, Prozessbegehung, Interviews und/oder Workshop/Abstimmung je Prozess

Ergebnis: Die eingeführten Prozesse werden von den Prozessverantwortlichen gesteuert und gemeinsam mit den Linienführungskräften und den Prozessteams weiter stabilisiert und kontinuierlich verbessert.

Prozessleistung analysieren und verbessern

Zielgruppe: Prozessverantwortliche, Prozessteams (alle im Prozess beteiligten Rollen), Linienführungskräfte, Spezialisten aus dem Qualitäts-/Integrierten/Lean Management oder anderen Fachgebieten
Format: Schulung, Coaching, danach bedarfsorientiert, Prozessbegehung, Interviews, Workshop/Abstimmung und Umsetzung je Prozess

Ergebnis: Abweichungsursachen sind ermittelt und über Schulungen oder Verbesserungen am Prozess, an Vorprozessen, Dokumenten , IT-Systemen oder anderen Einflussgrößen minimiert bzw. beseitigt.

Prozessreifegrad messen

Zielgruppe: Prozessverantwortliche, Prozessteams (alle im Prozess beteiligten Rollen), Linienführungskräfte, Spezialisten aus dem Qualitäts-/Lean Management
Format: Ø 1 Tag Konzeption, Workshop/Abstimmung, danach Umsetzung, Schulung, Coaching je Prozess

Ergebnis: Der Prozessreifegrad steht als zusätzliche Zielgröße zur Verfügung. Über die Transparenz des Reifegrades werden Verbesserungen und eingesetzte Ressourcen über alle Prozesse gesteuert.

Prozess-Audits durchführen

Zielgruppe: Prozessverantwortliche, Prozessteams (alle im Prozess beteiligten Rollen), Spezialisten aus dem Qualitäts-/Integrierten Management
Format: Ø 4 Tage Konzeption, Workshop/Abstimmung, Schulung interner Auditoren, Coaching (umsetzungsbegleitend)

Ergebnis: Interne Audit-Dialoge unterstützen eine wirksame kontinuierliche Verbesserung und bilden eine wichtige Voraussetzung für externe Audits.

Aeneis-Einführungsmodell

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