Prozessbasierte GoBD-Verfahrensdokumentation mit GoBD@aeneis
Die GoBD-Verfahrensdokumentation mit GoBD@aeneis unterstützt Sie bei der GoBD-Konformität aller kaufmännischen Prozesse und sorgt im Falle einer Betriebs- und Wirtschaftsprüfung für einen schnellen Überblick über die Prozesslandschaft und die umgesetzten GoBD-Maßnahmen.
Die GoBD-Verfahrensdokumentation ist zentraler Bestandteil einer revisionssicheren Verwaltung von kaufmännischen Informationen, Dokumenten und Daten in digitaler Form. Die Vorlage einer Verfahrensdokumentation ist im Rahmen der Betriebsprüfung für Unternehmen, die kaufmännische Informationen und Daten digital aufbewahren, nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) verpflichtend. Die Aeneis-Lösungskomponente GoBD@aeneis bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre in der BPM-Software Aeneis modellierten Prozesse um GoBD-relevanten Informationen zu ergänzen. Dabei profitieren Sie von folgenden Vorteilen:
- Aeneis, als eines der führenden BPM-Tools bietet die ideale Plattform für Prozessmodellierung, Prozessoptimierung und -Automatisierung
- Als zentrales integriertes Managementsystem sorgt Aeneis für die maximale unternehmensweite Anwendungsakzeptanz
- Prozessbeteiligte Mitarbeiter erhalten Informationen im Prozessdiagramm immer dann, wenn Sie aus GoBD-Sicht relevant sind
- Die prozessbasierte GoBD-Verfahrensdokumentation bietet Betriebs- und Wirtschaftsprüfer einen schnellen Überblick über die GoBD-Maßnahmen
- Klare Regelung von Rollen, Verantwortlichkeiten und vollautomatisiertes internes Kontrollsystem (IKS)
- Einfache Kontrollen und Bewertung von Risiken
- GoBD@aeneis ist die Basis für TAX CMS
- Dokumentation von IT-Systemen, Schnittstellen und Nebensystemen
- Funktionen wie Dokumenten-Versionierung, -Historisierung und Schnittstellen wie die u.a. die SharePoint-Schnittstelle unterstützen Sie zusätzlich bei der GoBD-konformen Verfahrensdokumentation
Zahlreiche Unternehmen arbeiten mit unseren Lösungen – von KMU bis Konzern
Die Anforderungen der GoBD-Verfahrensdokumentation an die Prozesslandschaft
Die GoBD-Richtlinien (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) richten sich an alle EDV-Systeme, die steuerrelevante Daten erfassen und verarbeiten. Ziel der GoBD-Richtlinien ist es, eine einheitliche Regelung für die Aufbewahrung elektronischer und analoger Daten in der mediengestützten Welt zu schaffen.
Daraus ergeben sich bestimmte Anforderungen an die Prozesslandschaft und dessen kaufmännischen Abläufe. Die grafische Dokumentation aller GoBD-Prozesse im internationalen Standardformat BPMN 2.0 ist wichtiger Bestandteil der GoBD-Verfahrensdokumentation und ermöglicht sowohl Mitarbeiter*innen, als auch externe Prüfer*innen einen schnellen und detaillierten Überblick über die GoBD-Maßnahmen in den jeweiligen Prozessen. Durch die Erweiterung von Prozessen mit GoBD-Texten wie Checklisten, Richtlinien und IT-Systemlisten stellen Sie sicher, dass alle kaufmännischen Prozesse standardisiert und Fehler minimiert werden. Darüber hinaus bietet Aeneis Ihnen funktionsstarke BPM-Lösungen wie Risikomanagement, internes Kontrollsystem (IKS), Auditmanagement oder Schnittstellen zu DMS-Systemen wie SharePoint.
Die zentralen GoBD-Anforderungen sind:
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Für die Dauer der Aufbewahrungspflicht
- Umgang mit elektronischen Belegen muss in der Verfahrensdokumentation in Bezug auf Erfassung, Verarbeitung, Ausgabe und Aufbewahrung definiert sein
Vollständigkeit und Richtigkeit
- Alle buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Unterlagen müssen aufbewahrt werden (Inkl. E-Mails, E-Mails-Anlagen, Rechnungen, Aufträge usw.)
- Es dürfen keine Belege verloren gehen
Ordnung und Auffindbarkeit
- Unterlagen müssen auffindbar abgelegt und vor Verlust geschützt werden.
Unveränderbarkeit
- Dokumente dürfen nicht veränderbar sein
- PDF-Formate oder Bilddateien gelten als nicht veränderbar
GoBD@aeneis unterstützt eine GoBD-konforme Prozesslandschaft
In der abgebildeten Prozesslandkarte werden die gängigen GoBD-Prozesse dargestellt. Die Prozesse werden im Beispiel in leistungsbezogene-, leistungserbringende- und übergreifende Prozesse gegliedert. Bei den GoBD-Prozessen handelt es sich um kaufmännische Prozesse, welche bei prozessorientierten Organisationen in den meisten Fällen schon grafisch vorhanden sind. Diese Prozesse werden mit GoBD-Texten im jeweiligen Kontext erweitert und mögliche Anpassungen im Prozess, in Hinblick auf die GoBD-Konformität vorgenommen.
Für die Verfahrensdokumentation relevante GoBD-Prozesse sind u.a. Bearbeitung der Posteingänge, Löschworkflows, Mahnverfahren oder Scanvorgänge. Durch Checklisten, Protokolle oder Dokumentationen im jeweiligen relevanten Prozessabschnitt stellt das Unternehmen sicher, dass prozessausführende Mitarbeiter die GoBD-Richtlinien innerhalb der Prozesse einhalten.
Darstellung von GoBD-Hinweisen im Aeneis-Prozessdiagramm
GoBD@aeneis ergänzt Ihre in Aeneis modellierten kaufmännischen Prozessdiagramme um die Swimlane “GoBD” (siehe Schaubild). Somit stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter*Innen in jedem Prozessschritt alle wichtigen Informationen erhalten, die im Zuge einer prozessorientierten GoBD-konformen Verfahrensdokumentation zu berücksichtigen sind.
Hilfreiche Aeneis-Komponenten zur GoBD-konformen Verfahrensdokumentation
Aeneis ist eine der führenden Prozessmanagement-Tools im Markt und unterstützt Unternehmen bei der Optimierung betrieblicher Prozesse. Aeneis ist modular aufgebaut, d.h. die BPM-Software passt sich an Ihren Verwendungszweck bzw. Ihre Einsatzszenarien an.
Die Verfahrensdokumentation nach den GoBD erfordert u.a. die Umsetzung eines internen Kontrollsystems (IKS), die Auditierung der eingesetzten IT-Systeme und Prozesse und die revisionssichere Archivierung von steuerrelevanten digitalen Dokumenten.
Aeneis bietet Ihnen die Möglichkeit zur Einführung eines internen Kontrollsystems mit dem Risikomanagement und IKS-Modul. Dabei werden alle relevanten Informationen über die GoBD-Risiken und -Kontrollen direkt in das jeweilige kaufmännische Prozessdiagramm transparent und nachvollziehbar integriert.
Die revisionssichere digitale Archivierung ist eine zentrale Anforderung der GoBD. Kaufmännische Dokumente müssen, analog zur papierbasierten Archivierung, ebenso in digitaler Form über die jeweilig gültigen Zeiträume revisionssicher archiviert werden. Der Einsatz eines vollumfänglichen Dokumentenmanagementsystem ist erforderlich. Mithilfe von Schnittstellen und Konnektoren, bspw. dem Aeneis-SharePoint-Konnektor können Sie Ihr Prozessmanagement mit Ihrem Dokumentenmanagement verbinden. So stellen Sie sicher, dass Sie stets die neusten Dokumentationen, Checklisten oder GoBD-Texte im Aeneis-Prozessdiagramm verwenden.
Integriertes Managementsystem
Integriertes Managementsystem – Aeneis integriert die verschiedenen Managementsysteme zu einem “Cockpit” der effektiven Unternehmenssteuerung.
Risikomanagement und IKS
Risikomanagementsystem und Internes Kontrollsystem? Mit Aeneis haben Sie alles sicher im Griff … und die Basis für wesentlich mehr.
Schnittstellen & Integrationen
Aeneis ist ein Teamplayer – nutzen Sie alle Vorteile des Datenaustauschs mit benachbarten Systemen.
Lernen Sie GoBD@aeneis kennen. Wir beraten Sie gerne!
Unsere GoBD-Experten stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung. Gerne beraten wir Sie telefonisch oder in einer persönlichen Live-Demo. Schicken Sie uns hierfür einfach eine Anfrage!
Häufige Fragen zum GoBD@aeneis-Modul:
Was beinhaltet das GoBD@aeneis-Modul?
GoBD@aeneis ist ein Contentmodul, d.h. sowohl die Prozesslandkarten, als auch die GoBD-Verfahrensdokumentationstexte sind inklusive. Zusätzlich werden direkte Prozessdiagramm-Erweiterungen u.a. zusätzliche Swimlanes mit GoBD-Inhalten bereitgestellt.
Wird das GoBD@aeneis-Modul von Betriebs- und Wirtschaftsprüfer anerkannt?
Das Modul basiert auf einer Kooperation zwischen erfahrenen Steuerberatern und der intellior AG. Die bereitgestellten Inhalte sowie die Expertise/Erfahrungen ist erprobt und hält Betriebs- und Wirtschaftsprüfungen problemlos stand.
Wird die klassische "Word-Dokumentation" durch die Nutzung von GoBD@aeneis vollständig ersetzt?
Ja, das Modul löst die klassischen GoBD-Worddokumentationen vollständig ab. Dies gilt ebenso für alle Verfahrensdokumentationen wie ISO9001, die Sie mit den Aeneis-Modulen abbilden.
Wird die komplette Verfahrensdokumentation als Bericht in Aeneis erstellt?
Ja, DIe Verfahrensdokumentation kann als Druckbericht in Aeneis erstellt werden. Da sich alle GoBD-Prozesse und die einhergehenden GoBD-Maßnahmen in digitaler Form in Aeneis befinden, ist ein Druckbericht grundsätzlich nicht notwendig.
Wie sieht die ideale Verknüpfung von Risikomanagement, IKS und Prozessdokumentation aus?
Das Risikomanagement, IKS und Prozessdokumentation sind unmittelbar miteinander verknüpft, d.h. Sie leiten aus einem Prozess die Prozessrisiken ab und ermitteln im Rahmen des IKS Kontrollen, die das Risiko behandeln. Das Tax CMS übertragt diese Struktur auf die steuerliche Sicht.
Gibt es Einblicke und Webinare zum GoBD@aeneis-Modul?
Ja, unter folgendem Link können Sie die Aufzeichnung des Webinars “GoBD@aeneis – GoBD-Verfahrensdokumentation 4.0″ in voller Länge anfordern.
Ich interessiere mich für GoBD@aeneis, was sind die nächsten Schritte?
GoBD@aeneis setzt den Einsatz von Aeneis voraus, d.h. Aeneis-User können unmittelbar mit dem Modul starten. Sollten Sie Aeneis noch nicht einsetzen, so können Sie sich gerne über das Anfrageformular oder per Telefon an uns wenden.
Kann ich das GoBD@aeneis-Modul sowie Aeneis vorher testen?
Ja, wir bieten eine kostenlose Cloud-Testversion für 30 Tage. Jetzt Testversion anfragen!