Datenschutz nach DSGVO – mit der Aeneis-Anwendungskomponente setzen Sie die Datenschutz-Grundverordnung sicher um

Aeneis ermöglicht es Ihnen rasch und einfach, die Anforderungen der DSGVO sicher umzusetzen. Bleiben Sie dem Datenschutz auf der Spur und ermöglichen Sie dem Datenschutzbeauftragten seine regulierende Beratungsfunktion. Eine fortlaufende und anpassbare Aktualisierung Ihrer Daten ist in dem dynamischen System selbstverständlich.

  • Aeneis ist eines der führenden Software-Tools für den Schutz Ihrer Daten nach DSGVO und bietet Ihnen für deren Umsetzung optimale Unterstützung.
  • Die Bedienung der Software ist absolut intuitiv und der rasche Aufbau Ihres Datenschutzkonzeptes mit überschaubaren Aufwand zu meistern.
  • Keine Sackgassen-Lösung: Die erfassten Daten wie Verfahrensverzeichnis oder TOMS bilden eine Basis, die Sie mit geringem Aufwand universell erweitern können, um z.B. Prozesse, Aufbauorganisation, Management-Systeme, KVP, Compliance-Management etc. zu integrieren.
  • Grundlegend ist die kundenspezifische Konzeption und Umsetzung von Workflows in Aeneis zur Lösung vielfältiger Kundenanforderungen in einem System.

Datenschutz/DSGVO: Sind Sie auf die neue DSGVO vorbereitet? Die Aeneis-Anwendungskomponente schafft Transparenz und Übersicht

 

Mit dem Datenschutz/ DSGVO die Anforderungen der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfolgreich umsetzen

Mit Datenschutz/DSGVO setzen Sie die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfolgreich um.

  • Dokumentieren und verwalten Sie alle Verarbeitungstätigkeiten in einem Verzeichnis lückenlos und revisionssicher.
  • Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) sind als Stammdaten hinterlegt und kundenspezifisch erweiterbar.
  • Sie erhalten Anfragen von Betroffenen? Beantworten Sie diese systematische unter Zuordnung der verantwortlichen Personen.
  • Führen Sie für jede Verarbeitungstätigkeit eine systematische Risikobeurteilung durch, visualisiert in einer Risikomatrix.
  • Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) wird anhand der Kriterien nach Artikel 35 erzeugt.
  • Im weiteren Verlauf überwacht Aeneis den Status Ihrer Verarbeitungstätigkeiten revisionssicher und informiert Verantwortliche sowie Datenschutzbeauftragte. Die Datenschutzprozesse, Nachweispflichten und Meldungen an die Behörde werden miteinander verknüpft und analysiert.
  • Emails werden abhängig vom Workflow-Status konfiguriert und versendet.

Aeneis hat alles für Ihr unternehmensspezifisches Datenschutzkonzept

Workflowerfassung schafft lückenlose Transparenz für Verantwortliche und alle Teammitglieder

  • Arbeitsteilige Erfassung und Bearbeitung der Verarbeitungstätigkeit per Workflow.
  • Unterschiedliche Verantwortliche erstellen, bearbeiten, prüfen und genehmigen die Verarbeitungstätigkeit.
  • Emails werden abhängig vom Workflow-Status konfiguriert und versendet.
  • Der Datenschutzbeauftragte hat immer den vollen Überblick über die einzelnen Verarbeitungstätigkeiten in den jeweiligen Zuständen (Status), kann jederzeit regulierend eingreifen und seiner Beratungsfunktion gerecht werden.
  • Die Verantwortlichen werden durch Emails benachrichtigt und durch Hilfetexte durch das Formular geleitet.
  • Es kann ein direkter Bezug zu Prozessen und IT-Systemen mit zugriffsberechtigten Rollen hergestellt werden. Damit kann nachgewiesen werden, wo welche Daten von wem bearbeitet werden dürfen.

Von der DSGVO geforderte Grunddaten und Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

  • Die von der DSGVO erforderten Grunddaten sind in den Stammdaten hinterlegt und werden zur Erfassung ausgewählt. Sie können direkt in der Komponente ergänzt werden.
  • Ein Grundset von TOMs ist in der Stammdatenverwaltung hinterlegt und kann sehr einfach kundenspezifisch erweitert werden.
  • Die unternehmensspezifischen Maßnahmen sollten durch die Experten der Fachabteilung geprüft und komplettiert werden.
  • Die Zugriffe auf die einzelnen Objekte können detailliert berechtigt werden.

Risikobeurteilung

Für jede Verarbeitungstätigkeit wird als separater Workflowschritt zwingend eine Risikobeurteilung durchgeführt. Dies geschieht anhand einer Berechnung der Risikoklasse durch die Bewertung von acht Kriterien zur Bestimmung der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schwere (Auswirkung).

Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA)

  • Anhand den Kriterien (z.B. Risikoklasse 3, Technologie mit hohem Risiko, etc.) nach Artikel 35 der DSGVO sollte eine DSFA durchgeführt werden.
  • Zu dieser DSFA werden Abhilfemaßnahmen erfasst und die Risikoabschätzung nach Abhilfemaßnahmen bestimmt.

Revisionssichere Nachverfolgung

  • Freigegebene Verarbeitungstätigkeiten werden automatisch versioniert und sind so vor nachträglichen Veränderungen geschützt.
  • Somit kann jederzeit ein Abgleich der Veränderungen durchgeführt werden.
  • Verarbeitungstätigkeiten können untereinander referenziert werden, sodass Alternativen für einzelne Verarbeitungstätigkeiten gewählt werden können.
  • Nicht zugelassene Verarbeitungstätigkeiten werden ebenfalls dokumentiert.

Weitere Objekte aus der DSGVO

  • Betroffenen-Anfragen werden mit der gleichen Systematik und den gleichen Stammdaten wie die Verarbeitungstätigkeiten erfasst und verwaltet. Direkt aus dem System heraus werden Druckberichte generiert, die an die Betroffenen versendet werden können.
  • Bei Datenpannen lassen sich sogenannte Meldepflichten ebenfalls aus dem System heraus erzeugen und per Druckbericht an die zuständigen Behörden versenden.
  • Alle Stammdaten inklusive Hilfetexte können direkt im Web-Portal editiert werden.

Seit über 20 Jahren

Aeneis war 1993 einer der Pioniere unter den BPM-Tools und gehört heute zu den führenden Anbietern am Markt.

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