PMS-Martin Grünwald: Erfolgsgeschichte einer durchdachten Digitalisierungsstrategie

Aeneis, als umfassendes Prozessmanagement-Tool, brachte effiziente Lösungen für die vielfältigen Herausforderungen, denen die PMS gegenüberstand. Mit der BPM-Software konnten die Verwaltung von Informationen, die Überwachung von Prozessen und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens signifikant verbessert werden. 

Im Folgenden werden spezifische Anwendungen von Aeneis innerhalb verschiedener Bereiche von PMS detailliert beschrieben, um zu zeigen, wie das Tool zu einer Steigerung von Effizienz und Effektivität in der PMS beitragen konnte.

Durch die Implementierung von Aeneis als zentrales PMS-Portal konnte eine effiziente und zentralisierte Informationsquelle geschaffen werden, die allen Mitarbeitenden den Zugang zu benötigten Informationen erleichtert.

In der BPM-Software Aeneis können heute alle Informationen gesammelt an einem zentralen Ort gefunden werden (Single Point of Truth).

Als Single Point of Truth bietet das Portal eine umfassende Übersicht über Rollen, Aufgaben, IT-Ausstattung und sogar über interne Neuigkeiten wie Veranstaltungen und Projekte. Mit diesem zentralisierten System kann verhindert werden, dass widersprüchliche Informationen im Unternehmen in Umlauf geraten.

Darüber hinaus sparen die Mitarbeitenden der PMS Zeit, die zuvor mit der Suche nach relevanten Daten in verschiedenen Systemen verbracht wurde. Indem stattdessen alle erforderlichen Informationen an einem einzigen, leicht zugänglichen Ort gebündelt werden, können sich die Mitarbeitenden besser auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und ihre täglichen Aufgaben effizienter und effektiver erfüllen. 

Durch die Einführung von Aeneis als Single Point of Truth konnte PMS letztendlich einen einheitlichen Unternehmensauftritt nach außen hin schaffen. Darüber hinaus trägt Aeneis als zentrale Sammelstelle für alle wichtigen Informationen auch zu einer höheren Arbeitszufriedenheit bei.

Aeneis bietet darüber hinaus auch wesentliche Unterstützung für den Bereich Human Resources bei der PMS. Das Portal ermöglicht die zentrale Pflege der Stammdaten aller Mitarbeitenden und integriert essenzielle HR-Funktionen wie die Unterschriftenregelung.

Die BPM-Software Aeneis unterstützt Human Resources mit nützlichen Funktionen zur Unterschriftenregelung.

Diese Features erleichtern die Verwaltung von Berechtigungen und stellen sicher, dass alle notwendigen Dokumente korrekt und effizient bearbeitet werden können.

Durch die Einführung von Aeneis konnte auch die Verwaltung der Ersthelferinnen und Ersthelfer verbessert werden. Dazu generiert das BPM-Tool automatische Erinnerungen für die notwendigen Auffrischungskurse.

Die BPM-Software Aeneis unterstützt die PMS auch bei der Ersthelferverwaltung.

Diese Funktion stellt sicher, dass alle Ersthelfenden ihre Qualifikationen rechtzeitig erneuern und somit stets einsatzbereit sind. So wird nicht nur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sichergestellt, sondern auch die Sicherheit aller Mitarbeitenden.

Aeneis unterstützt die PMS auch bei ihrer umfassenden Fahrzeug- und Hardwareverwaltung. Der gesamte Fuhrpark, einschließlich zugewiesener und Poolfahrzeuge, wird über das Portal verwaltet. Dort werden auch Servicetermine und Fahrzeugüberprüfungen transparent dargestellt.

Die BPM-Software Aeneis unterstützt die PMS auch bei der Fahrzeugverwaltung.

Ebenso ist die gesamte IT-Hardware des Unternehmens in der BPM-Software Aeneis erfasst, was die Verwaltung von Gerätezuweisungen, Kostenstellen und Lizenzen erleichtert. Diese Systemintegration fördert Effizienz und erleichtert die Einhaltung von Wartungszyklen und Vertragsverpflichtungen.

Die BPM-Software Aeneis unterstützt die IT-Verwaltung der PMS mit hilfreichen Grafiken und Auswertungen zu Geräten, Lizenzen, Zertifikaten, Servern und mehr.

Durch die Implementierung einer Kommunikationsmatrix im BPM-Tool Aeneis konnte die PMS ihre Besprechungsabläufe optimieren.

Die Kommunikationsmatrix der PMS, abgebildet in Aeneis.

Als wachsendes Familienunternehmen wurden bei PMS die Besprechungskreise zunehmend größer, was die Entscheidungsfindung verkomplizierte. Mit der Kommunikationsmatrix wird nun klar definiert, wer an welchen Besprechungen teilnehmen soll, basierend auf den jeweiligen Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeitenden. Dies fördert eine zielgerichtete und effiziente Kommunikation. Darüber hinaus trägt das BPM-Tool dazu bei, das Engagement der Mitarbeitenden durch transparente und strukturierte Kommunikationswege zu erhöhen.

Auch bei der Verwaltung von Gefahrstoffen innerhalb der PMS spielt Aeneis eine entscheidende Rolle. Das Prozessmanagement-Tool ermöglicht es, alle relevanten Sicherheitsdatenblätter und Informationen zu Schutzmaßnahmen zentral zu speichern und aktuell zu halten.

Die PMS nutzt Aeneis auch zur Verwaltung ihres Gefahrstoffkatasters.

Dies erleichtert es den Mitarbeitenden, jederzeit auf wichtige Sicherheitsinformationen zuzugreifen. Die jährliche Überprüfung der Aktualität dieser Daten wird ebenfalls über das Tool koordiniert, was die Einhaltung gesetzlicher Sicherheitsvorschriften gewährleistet und die Arbeitsplatzsicherheit signifikant verbessert.

Aeneis unterstützt die PMS maßgeblich bei der Abbildung und Verwaltung von Sicherheitsunterweisungen. In der BPM-Software werden alle relevanten Sicherheitsvorgaben, sowohl gesetzliche als auch spezifische Kundenvorgaben, übersichtlich dargestellt und den entsprechenden Projekten zugeordnet.

In der BPM-Software Aeneis können alle Sicherheitsunterweisungen der PMS gesammelt an einem Ort gefunden werden.

Montageleitende haben direkten Zugriff auf diese Unterweisungen, sobald sie das zugehörige Projekt im Portal öffnen. Diese zielgerichtete Zuordnung gewährleistet, dass alle Mitarbeitenden stets die aktuellen Sicherheitsanforderungen ihrer Projekte kennen und einhalten.

Das Maßnahmenmanagement bei der PMS wird ebenfalls effizient durch Aeneis unterstützt. Hier sind alle Aufgaben und Vereinbarungen, die der Geschäftsführung und den Mitwirkenden zugewiesen sind, übersichtlich erfasst.

Innerhalb Aeneis können offene, abgeschlossene und überfällige Aufgaben auf einen Blick eingesehen werden.

Die Führungskräfte, einschließlich der Geschäftsführung, haben die Möglichkeit, jederzeit den Status der ihnen übertragenen Maßnahmen zu überprüfen. Dies wird durch ein farbcodiertes System unterstützt, das den Fortschritt der Maßnahmen aufzeigt. Diese Transparenz gewährleistet eine effektive Überwachung und Umsetzung der Unternehmensziele.

Heute dient Aeneis bei der PMS Elektro- und Automatisierungstechnik als zentrale Plattform. Dadurch konnte seit der Einführung der BPM-Software im Jahr 2007 die Kommunikation innerhalb des Unternehmens erheblich verbessert werden. Durch Aeneis als Single Point of Truth finden alle Mitarbeitenden schnell und einfach die benötigten Informationen. So konnte die PMS einen einheitlichen Unternehmensauftritt nach außen hin schaffen sowie Mitarbeitenden-Beteiligung und -Zufriedenheit ausbauen.

Darüber hinaus konnten die Erfüllung von Compliance-, Norm- und Kundenanforderungen gesteigert sowie die Sicherheit am Arbeitsplatz erhöht werden. 

Die Geschäftsführung profitiert heute von einer effektiven Überwachung und Umsetzung der Unternehmensziele. Die Digitalisierung der Kommunikation ermöglicht eine direkte Verfügbarkeit relevanter Informationen, wodurch die Belastung der Führungsebene verringert und die Selbstverantwortung der Mitarbeitenden gestärkt wird.