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Aeneis bei PMS Elektro-& Automationstechnik: So nutzt PMS die BPM-Software
Lukas Grassler enthüllt spannende Details über den Einsatz von Aeneis in seinem Unternehmen: So nutzt die Firma PMS die BPM-Software für ihr Organisations- und Prozessmanagement.
Auf dem BPM Symposium 2023 präsentierte Lukas Grassler, IT-Techniker und Experte für Prozessmanagement bei der PMS Elektro-& Automationstechnik, praktische Anwendungsfälle der BPM-Software Aeneis in seinem Unternehmen. Dabei gab Grassler tiefe Einblicke in drei innovative IMS Cases (Integrierte Management Systeme), die das umfassende Compliance- und Risikomanagement, die Beschleunigung der Digitalisierung und die Optimierung des Informationsmanagements dank Aeneis innerhalb der PMS-Gruppe aufzeigen.
Mit ausgesuchten Anwendungsfällen möchten wir in diesem Artikel aufzeigen, wie das BPM-Tool Aeneis weit über die Prozessabbildung hinausgeht, komplexe Organisationen und Arbeitsanweisungen verwaltet und die PMS-Gruppe auf ihrem Weg zur Industrie 4.0 und papierlosen Fertigung unterstützt.
Entdecken Sie in diesem Artikel, wie Aeneis als zentrale Informationsplattform dient, das IT- und Ressourcenmanagement abbildet und das Risikomanagement optimiert.
Vorstellung der PMS Elektro- & Automationstechnik
Gegründet 2005 in St. Stefan, Österreich, hat sich PMS Elektro- & Automationstechnik als ein führender Akteur im Bereich Elektro- und Automatisierungstechnik etabliert.
Entwicklung des Unternehmens PMS Elektro- & Automationstechnik
Mit über 500 Mitarbeitenden umfasst die PMS-Gruppe heute verschiedene spezialisierte Tochterfirmen:
- PMS Elektro- und Automationstechnik: Kernfirma für Schaltanlagenkonstruktion und -montage.
- PMSvalveTech: Spezialisiert auf Ventilsysteme in Hydrauliksystemen.
- PMS Digital Solutions GmbH: Fokus auf Digitalisierung und Industrie 4.0, insbesondere papierlose Fertigung.
- PSI Powerful Solutions: Personalvermittlungsfirma, die das Wachstum der Gruppe unterstützt.
Diese facettenreiche Unternehmensstruktur unterstreicht nicht nur die Diversität der PMS-Gruppe, sondern auch deren Engagement, sich den ständig verändernden Anforderungen des Marktes anzupassen und an der Spitze technologischer Innovationen zu stehen.
Kernkompetenzen der PMS Elektro- & Automationstechnik
Die Kernkompetenzen der PMS Elektro- & Automationstechnik liegen in der Fertigung von Schaltanlagen. Dies umfasst sowohl das Design als auch die Konstruktion und die Montage der Anlagen.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Engineering, da die Schaltanlagen für spezifische Einsatzorte programmiert werden müssen. Daneben bilden die Energietechnik, Industriemontage und ein kundenorientierter Service weitere Kernbereiche der PMS. Auch verschiedene Partnerschaften mit namhaften Unternehmen, wie Siemens Solutions und Rittal, spielen hier eine wichtige Rolle.
Bedeutung des Einsatzes der BPM-Software Aeneis bei PMS
Die BPM-Suite Aeneis findet bei der PMS vor allem Einsatz, um die umfangreichen ISO-Zertifizierungen aller Firmen und Niederlassungen effizient zu managen. So kann der Überblick über die vielfältigen und komplexen Prozesse im Unternehmen behalten werden, was für die Aufrechterhaltung der hohen Standards und die Einhaltung von Vorschriften unerlässlich ist.
Zertifizierungen der PMS:
- SIVACON Technology Partner
- Siemens Solution Partner
- EMAS III
- SCCP:2011
- EN ISO 14001:2015
- EN ISO 9001:2015
- EN ISO 50001:2011
- B&R Systempartner
- TÜV Süd Panelshop-Partner nach UL 508A und CAN/CSA C22.2 No.286
Einführung der BPM-Software Aeneis bei PMS
Die Implementierung von Aeneis bei PMS begann im Jahr 2007 und diente ursprünglich nur der Prozessabbildung für Auditzwecke. Mit der Zeit hat sich die Nutzung der BPM-Suite im Unternehmen jedoch gewandelt.
Heute bildet Aeneis das Herzstück des sogenannten PMS-Portals, des unternehmenseigenen Intranets. Indem die Software als Intranet implementiert wurde, konnte die Zusammenarbeit und Kommunikation der Mitarbeitenden mit und durch Aeneis deutlich erhöht werden. So sind jetzt auch aktuelle Unternehmensnachrichten und wichtige Themen direkt im Portal integriert, was die alltägliche Nutzung und den Wert des Tools für das Unternehmen und alle Mitarbeitenden weiter steigert.
Aktives Compliance- und Risikomanagement in der BPM-Software Aeneis
Bei der PMS zählt Aeneis als “Single Point of Information” und dient damit als zentrale Informationsplattform im gesamten Unternehmen. Alle wichtigen Informationen, wie Telefonnummern, Dokumente und IT-Ausstattung, sind im PMS-Portal gebündelt zugänglich. Dies gewährleistet, dass die Mitarbeitenden stets den benötigten Zugang zu relevanten Informationen haben.
Mit allen wichtigen Informationen stellt Aeneis den Single Point of Information bei der PMS dar.
Die rollenbasierte Struktur des Unternehmens wird durch das Portal abgebildet, wobei jede Hardware und Software lückenlos im System erfasst und referenziert ist.
Praxisbeispiel: Compliance-Management von Hardware
Ein konkretes Beispiel für das Compliance- und Risikomanagement in der BPM-Suite Aeneis ist die Verwaltung von Unternehmenshardware wie Smartphones.
Jedes Gerät ist mit detaillierten Informationen wie Seriennummer, IMEI-Nummer, Hersteller und Modell erfasst. Der Status jedes Geräts (aktiv, inaktiv, defekt, verloren) und die zugehörige SIM-Karte sind ebenfalls verzeichnet. Durch Anklicken einer SIM-Karte im Portal erhält man umgehend alle wichtigen Informationen, einschließlich PIN- und PUK-Codes.
Detaillierte Informationen zum jeweiligen Gerät in Aeneis
Diese systematische Erfassung ermöglicht effiziente Auswertungen und Überwachung der IT-Ausstattung. Dies ist vor allem für die Zuordnung von Kosten und die Verwaltung von Unternehmensressourcen unabdingbar.
Praxisbeispiel: Prozessmanagement bei Kündigung eines Mitarbeitenden
Im Falle einer Kündigung ermöglicht die Software Aeneis ebenfalls ein umfassendes Prozessmanagement.
Als Beispiel: Bei der Kündigung von Mitarbeitenden bietet die BPM-Suite eine umfangreiche Übersicht über die IT-Ausstattung, welche dem Mitarbeitenden zugewiesen ist. Dies umfasst unter anderem Geräte, Telefonnummern, E-Mail-Adressen sowie den jeweiligen Standort.
Hardware-Auswertung mit der BPM-Software Aeneis
Bevor das Arbeitsverhältnis endgültig beendet wird, überprüft ein Teammitglied der IT die Vollständigkeit und Richtigkeit der hinterlegten Informationen. Zudem werden Schritte wie das Deaktivieren von SIM-Karten unternommen, um unnötige Kosten zu vermeiden. Mit diesem Vorgehen in Aeneis kann sichergestellt werden, dass sämtliche Unternehmensressourcen korrekt verwaltet und bei Bedarf zurückgefordert werden.
IT-Sicherheit: Lizenzen und Zertifikate in der BPM-Software Aeneis
Bei der PMS Elektro- & Automationstechnik spielt die Verwaltung von Lizenzen und Zertifikaten eine entscheidende Rolle. Mit einer speziellen Sicht in der BPM-Software Aeneis haben IT-Technikerinnen und -Techniker alle erworbenen Lizenzen des Unternehmens im Blick. Diese Übersicht zeigt auch, welche Lizenzen welchen Mitarbeitenden zugeordnet sind und erleichtert damit das Lizenzmanagement.
Übersichtlichkeit dank maßgeschneiderter Ansicht
Die BPM-Software Aeneis bietet eine maßgeschneiderte Ansicht für IT-Mitarbeitende, um alle Lizenzen effektiv zu managen. Diese Gruppierung und detaillierte Auflistung, einschließlich Schlüsseln und Mitarbeiterzuordnungen, ermöglicht eine präzise Kontrolle und effiziente Verwaltung des gesamten Lizenzportfolios.
Benachrichtigungen für Lizenz- und Zertifikatsabläufe
Für ein Unternehmen ist es entscheidend, stets den Überblick über alle Lizenzen und Zertifikate zu behalten. PMS setzt auf die praktische Benachrichtigungsfunktion in der BPM-Suite Aeneis, über die Mitarbeitende automatisch über bald auslaufende Lizenzen informiert werden.
Dieses Frühwarnsystem ermöglicht es, proaktiv zu handeln, unnötige Kosten zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle benötigten Lizenzen und Zertifikate rechtzeitig erneuert werden.
Effiziente Abfrage und Workflow-Automatisierung in Aeneis
Mitarbeitende der PMS haben einen speziellen Abfragedienst in Aeneis entwickelt, der Lizenzbenachrichtigungen effizient verwaltet. Dieser Dienst prüft regelmäßig, ob Lizenzen innerhalb der nächsten 20 Tage auslaufen. Anschließend werden voll automatisch entsprechende Benachrichtigungen generiert.
Das BPM-Tool Aeneis verschickt automatische Benachrichtigungen vor Ablauf der Zertifikate
Dank festgelegter Routinen und E-Mail-Alarmen wird sichergestellt, dass keine wichtigen Fristen verpasst werden. Dies trägt somit erheblich zur IT-Sicherheit und Compliance bei der PMS bei.
Risikomanagement: Risikominimierung und Nachweise in Aeneis
Das Risikomanagement bei der PMS Elektro- & Automationstechnik umfasst das präzise Management von Sicherheitsdatenblättern. Diese sind im Gefahrstoffkataster in der BPM-Software Aeneis hinterlegt und gewährleisten, dass alle relevanten Informationen stets aktuell und für die Mitarbeitenden auf Baustellen zugänglich sind.
Gefahrstoffkataster der PMS Elektro-& Automationstechnik
So wird sichergestellt, dass alle Sicherheitsstandards eingehalten und regelmäßig überprüft werden.
Notwendigkeit des Risikomanagements
Um die Nutzung der BPM-Suite Aeneis innerhalb des Unternehmens zu steigern, wurde ein direkter Zugang zu Sicherheitsdatenblättern für die Monteurinnen und Monteure implementiert.
Sicherheitsdatenblätter können direkt aus der Gefahrstoff-Karte als PDF heruntergeladen werden
Dies spart Zeit und stellt sicher, dass jederzeit die aktuellsten Informationen zu Gefahrstoffen, wie Wassergefährdungsklassen und Schutzmaßnahmen, verfügbar sind.
Effiziente Datennutzung und Auswertung in der BPM-Suite Aeneis
Die Auswertbarkeit der Daten in der BPM-Suite Aeneis ermöglicht detaillierte Analysen. So können zum Beispiel mit wenigen Klicks alle Gefahrstoffe, die einen Handschutz erfordern, identifiziert werden.
Solche gezielten Abfragen verbessern das Risikomanagement erheblich. So kann nämlich effizient auf spezifische Sicherheitsbedürfnisse reagiert werden. Dadurch können potenzielle Risiken proaktiv adressiert werden, um letztendlich so die Sicherheit am Arbeitsplatz zu erhöhen.
Praxisbeispiel: Die BPM-Suite Aeneis gibt alle Gefahrstoffe, die einen Handschutz erfordern, aus
Darüber hinaus bietet die BPM-Software Aeneis eine hochgradig strukturierte Datenverwaltung. Die Daten Ihrer Mitarbeitenden werden nach Standorten und Rollen systematisch geordnet. Diese Strukturierung erleichtert nicht nur die Verwaltung und Zuordnung von Personalressourcen, sondern optimiert auch Kommunikations- und Arbeitsabläufe.
Sie können dadurch effizienter auf Veränderungen im Unternehmen reagieren und sicherstellen, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Diese Fähigkeit zur präzisen Personalverwaltung ist in der heutigen dynamischen Geschäftswelt unerlässlich.
Zielgerichteter Informationsfluss
Derzeit arbeitet die PMS an der Optimierung der einzelnen Geltungsbereiche für die verschiedenen Tochterfirmen. Ziel ist es, dass Mitarbeitende nur relevante Dokumente und Informationen sehen, die ihre jeweilige Tochterfirma betreffen.
Praxisbeispiel: Nur Mitarbeitende der jeweiligen Niederlassung bekommen relevante Dokumente angezeigt
Dadurch soll der Informationsfluss innerhalb der verschiedenen Bereiche der PMS Gruppe in Zukunft effektiver gestaltet und unnötige Informationsüberflutung vermieden werden.
Zentraler Zugriff auf wichtige HSEQ-Informationen
Innerhalb der PMS wurde im BPM-Tool Aeneis ein separater HSEQ-Ordner (Health, Safety, Environment, Quality) eingerichtet, um den Mitarbeitenden schnellen Zugriff auf alle wichtigen Informationen zu Gesundheit, Sicherheit, Umweltschutz und Qualität zu ermöglichen.
Zentraler Zugang zu allen relevanten HSEQ-Informationen in der BPM-Suite Aeneis
Dieser zentralisierte Zugang zu Prozessen, Arbeitsanweisungen und Formularen trägt maßgeblich zur Risikominimierung bei und erleichtert den Nachweis von Compliance-Maßnahmen.
Effizienz im Maßnahmen-Management dank Aeneis
Das PMS Cockpit innerhalb der BPM-Software Aeneis stellt eine innovative Plattform für Geschäftsführende, Prokuristinnen und Prokuristen sowie für externe Beratende dar. Hier können alle Beteiligten einsehen, welche Aufgaben aktuell anstehen und wie weit deren Fortschritt ist.
Überfällige Aufgaben sind rot markiert
Durch eine klare Darstellung in Spalten und interaktive Tortendiagramme erhalten alle Verantwortlichen einen schnellen Überblick über die zugeteilten Aufgaben und deren Status. Zur besseren Sichtbarkeit werden dabei überfällige Aufgaben visuell hervorgehoben.
Zielgerichtete Übersicht für die Geschäftsführung
Die Ansicht für die Geschäftsführung ermöglicht es, Aufgaben direkt zu bearbeiten oder Fortschritte zu hinterlegen. Aufgaben sind innerhalb der BPM-Software Aeneis in verschiedene Kategorien, wie Vereinbarungen und abgeschlossene Aufgaben, gegliedert. Diese Funktionalität bietet der Geschäftsführung die Möglichkeit, effizient und zielgerichtet zu agieren und Aufgaben bei Bedarf sofort zu delegieren.
Breiter Überblick und detaillierte Aufgabenverwaltung
Die allgemeine Ansicht im PMS Cockpit bietet einen umfassenderen Überblick mit detaillierten Informationen zu den Aufgaben. In einer großen Tabelle können Aufgaben nach Zuordnung und Status gefiltert werden. Beim Öffnen einer Aufgabe sind Informationen wie Bezeichnung, Erstelldatum und Fortschritt sichtbar.
Eine geöffnete Maßnahme in der BPM-Software Aeneis
Zusätzlich erhalten die beteiligten Teammitglieder E-Mails für neu angelegte Aufgaben, was eine sofortige Bearbeitung ermöglicht. Um den Überblick zu bewahren, können Administratoren außerdem Aufgaben direkt bearbeiten oder löschen.
Das Kenntnisnahme-Tool in der BPM-Software Aeneis: Effiziente Informationsverteilung
Das Kenntnisnahme-Tool in der BPM-Software Aeneis stellt eine innovative Lösung zur Verteilung von Informationen dar. Damit wird sichergestellt, dass Mitarbeitende über wichtige Änderungen zu Arbeitsanweisungen oder zu anderen relevanten Dokumenten informiert werden.
In der BPM-Suite Aeneis bestätigen Mitarbeitende, sobald sie eine Maßnahme zur Kenntnis genommen haben
Gerade bei Änderungen, die eine große Anzahl von Mitarbeitenden der PMS betreffen, ist dieses Tool unerlässlich für eine effiziente und lückenlose Kommunikation. So können alle Betroffenen beispielsweise innerhalb weniger Sekunden über Materialänderungen in der Fertigung informiert werden.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle relevanten Personen zeitnah und direkt über Änderungen informiert werden.
Verantwortliche erhalten eine E-Mail zur Erinnerung an ausstehende Kenntnisnahmen
Visuelle Bestätigung und Auswertbarkeit – Ein Praxisbeispiel aus der PMS
Administratoren können darüber hinaus auswerten, welche Mitarbeitenden die Kenntnisnahme bereits bestätigt haben und welche Kenntnisnahmen noch ausstehend sind. Dies erhöht die Transparenz und Effizienz in der internen Kommunikation und Dokumentenverwaltung.
Ausstehende Kenntnisnahme können in der BPM-Software Aeneis eingesehen werden
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Bei der PMS Elektro- & Automationstechnik konnte Aeneis zu verbesserter Compliance und optimiertem Risikomanagement beitragen, während gleichzeitig ein wichtiger Beitrag zur Digitalisierung geleistet wurde. Dank ihrer Vielfalt und Anpassungsfähigkeit ist die BPM-Software dazu in der Lage, Effizienz und Transparenz in Unternehmen jeder Größe zu steigern.
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