Corona-Krise: veränderte Prozesse etablieren, Notfallhandbuch erstellen – es gibt eine einfache BPM-Lösung
Sie müssen neue oder veränderte Betriebsabläufe dokumentieren, ein Notfallhandbuch anlegen? Es soll möglichst einfach und schnell gehen, am besten in der grafisch anschaulichen BPMN-Notation, aber Sie scheuen die Komplexität? Dann ist die Prozessmanagement-Software Aeneis mit SmartModel und automatischer Diagrammerstellung etwas für Sie. So können Ihre Mitarbeiter die Prozesse ganz einfach vollständig tabellarisch dokumentieren.
Wir erleben es jeden Tag wieder: Die Krise fördert Innovationen. Was gestern nicht ging, ist heute bereits umgesetzt. Es kommt Bewegung in die weitere Digitalisierung und Vereinfachung von Prozessen. Gleichzeitig arbeiten die Beteiligten häufig an unterschiedlichen Orten. Präsenzmeetings oder klassische Workshops sind durch Abstandsgebote kaum oder nur erschwert möglich.
Prozess-Beteiligte sollen dokumentieren
Gerade jetzt ist die Zeit, neue oder veränderte Prozesse festzuhalten und zum neuen Standard zu entwickeln. Oder auch die jetzt erstmals umgesetzten Prozesse für das zukünftige Notfallhandbuch zu dokumentieren. Am besten dezentral durch die Beteiligten, die genau wissen wie es geht.
Wie sollten die Prozesse dokumentiert werden, welches Wissen ist dafür erforderlich und wie viel Aufwand bedeutet das?
Bilder sagen mehr als Worte: BPMN-Notation verwenden
Experten und Wissenschaftler sind sich einig, dass eine gut gemachte grafische Visualisierung einfacher, schneller und eindeutiger als Textbeschreibungen oder Tabellen zu verstehen sind. Es ist ebenfalls „common sense“ und Stand der Technik, dass dazu die BPMN2.0 (Business Process Model and Notation) als ISO Standard mit einem sehr kleinen und fokussierten Symbolsatz bestens geeignet ist.
Viele scheuen den Zeitaufwand
Die zahlreichen Möglichkeiten und die Komplexität der typischen grafischen Modellierungswerkzeuge schrecken ungeübte Neulinge häufig ab, selbst wenn die Tools sogar einigermaßen intuitiv bedienbar sind. Mit welchen der vielen Möglichkeiten stelle ich meinen Prozess jetzt dar? Wie ordne ich das grafisch an? Welches Layout ist richtig oder zumindest gut lesbar? Muss es auch hübsch aussehen? Am Ende wird allein durch die letzten Fragen viel Zeit verbraucht. Was noch schlimmer ist, bei jeder Änderung oder Ergänzung fällt dieser Aufwand erneut an und ist dann sogar meist überproportional zur eigentlichen inhaltlichen Änderung. Mit solchen Erfahrungen oder Aussichten ist die Begeisterung für eine dezentrale Prozesserfassung eher gering.
SmartModel macht BPMN kinderleicht
Mit SmartModel bieten wir dafür eine Lösung: Jeder kann Prozesse sehr einfach, ohne spezielle Kenntnisse der Prozessmodellierung und auch ohne Vorwissen zum BPMN-Standard seine Prozesse vollständig tabellarisch erfassen. Den Rest der Arbeit übernimmt unsere BPM-Software: Aeneis erstellt automatisch gut verständliche, grafisch visualisierte Prozessdiagramme im BPMN Standard – ein absolutes Alleinstellungsmerkmal.
BPMN-Diagramme automatisch erstellt
Als Anwender starten Sie einen Assistenten und benennen den Prozess, das Diagramm wird automatisch mit einem Startereignis erstellt. Sie benennen das Ereignis, das den Prozess auslöst und legen ganz einfach alle notwendigen Aufgaben an. Sie ergänzen in der Tabelle die Verantwortlichkeiten und fügen erforderliche Verzweigungen, Pfade, Ereignisse und Rücksprünge ein, bis sie beim Endereignis als Auslöser des Folgeprozesses angekommen sind. Sie können über automatische Suche oder Drag’n Drop auch Mitwirkungs- oder Informationspflichten oder benötigte Dokumente oder IT-Systeme hinterlegen. Und all das, ohne auch nur einen Gedanken an das Layout des Prozessdiagramms verschwenden zu müssen.
Akzeptanz bei Mitarbeitern groß
Durch die kinderleichte Bedienung von SmartModel können Fachbereiche endlich ohne große Einstiegshürden an der Prozessaufnahme mitwirken – mit sofort sichtbaren Ergebnissen. Prozessmodellierung ist nicht länger ein Expertenthema. Als BPM Verantwortlicher schaffen Sie Akzeptanz für Ihr BPM-Projekt und Ihr BPM-Tool.
Vereinfachung auch für BPM-Experten
Es gibt aber noch einen zweiten, sehr produktiven Anwendungsfall: Stellen Sie sich vor, Sie interviewen in einem Webmeeting Kolleginnen oder Kollegen zum Prozessablauf oder führen Prozessworkshops online durch. Schritt für Schritt dokumentieren Sie nachvollziehbar tabellarisch in SmartModel ohne die Inputgeber zu verwirren oder deren Aufmerksamkeit zu verlieren. Anschließend können Sie mit den Beteiligten direkt das automatisch erzeugte Prozessdiagramm durchgehen.
Erst Prozesse, dann Nottfallhandbuch und weitere GRC-Lösungen
Zeitersparnis senkt Aufwand signifikant
Nebenbei bemerkt, werden auch die professionellen Modellierer in unserem webbasierten grafischen Modeler durch das einmalige Autolayouting unterstützt, mit vollem Fokus auf die inhaltliche Arbeit und massiver Zeitersparnis gerade bei komplexeren Änderungen. Sie müssen dabei auf nichts verzichten. Jeder noch so komplexe Prozess wird automatisch dargestellt.
Ausbau bis zum Integrierten Managementsystem
Das ist nur ein kleines, aber sehr wirkungsvolles Detail unserer BPM-Suite Aeneis. Davon haben wir noch viele mehr „auf Lager“, z.B. die Möglichkeit, Handbücher wie das Notfallhandbuch quasi nebenbei zu erfassen und mit Prozessen, Verantwortlichen und weiteren benötigten “Kategorien”, wie Dokumenten oder Risiken, beliebig logisch zu verknüpfen.
Wir bieten Unternehmen in jedem Reifegrad der Prozessorientierung die passende ausbaufähige Prozessmanagement-Lösung: von der kostenfreien BPM|Free über einfache Modellierung, Freigabe und Veröffentlichung bis zur professionellen Suite. Die unterstützt Sie bei der Digitalisierung Ihres Integrierten Managementsystems, bei Governance, Risk & Compliance (GRC) sowie der Prozessautomatisierung mit BPM|Flow und der prozessorientierten SAP S/4HANA Einführung/Migration.
Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren
Interessanter Einstiegsrabatt
Interessiert? Bis 30.5.2020 unterstützen wir Ihre dezentrale Prozesserfassung mit 50% Rabatt auf Smartmodel Lizenzen.
Wie smartes Modellieren geht, zeigt das kurze Video. Mehr über Aeneis und seine Funktionen finden Sie hier im Aeneis-Überblick.
