Thema GoBD: Läuft bei Ihnen … oder Sorgenkind?
Gute Nachrichten für Unternehmenslenker, Führungskräfte und Wirtschaftsprüfer
Wenn Sie unzufrieden sind mit der GoBD-Lösung Ihres Unternehmens beziehungsweise Ihrer Mandanten, dann sind Sie in bester Gesellschaft und haben wahrscheinlich eine ganze Menge offener Fragen, die in diesem Artikel beantwortet werden sollen.
Die GoBD – kurz gesagt, die Grundsätze zum ordnungsmäßigen Umgang mit elektronischen Daten − sind seit 2015 für die Unternehmen verpflichtend. Deshalb sollte man meinen, dass mittlerweile alle eine GoBD-Lösung besitzen, mit der sich gut arbeiten lässt. Doch immer mehr Finanzverantwortliche, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer suchen nun nach neuen Lösungen.
Webinar von GoBD Direct:
Keine Verfahrensdokumentation ohne Internes Kontrollsystem (IKS)
Donnerstag, 28.07.2022
15.30 – 16.30 Uhr
Was ist da los?
Warum sind die Verantwortlichen unzufrieden, wo liegen die Defizite ihrer GoBD-Lösungen? Welche Funktionen wünschen sich die Geschäftsführer und was brauchen die Steuer- und Wirtschaftsexperten? Ist das alles nur Wunschdenken oder gibt es Softwareprodukte, die diese Wunschliste erfüllen können? Wenn ja, wonach sollte man auf dem Markt suchen?
Um die Antworten zu finden, muss man die aktuelle Situation verstehen und ihre Entwicklung seit 2014, als die GoBD von den Finanzbehörden angekündigt wurden. Wer heute ein GoBD-Tool hat, das den Anforderungen nicht gerecht wird, muss damals bei seiner Produktrecherche und Evaluierung für diese Software irgendwo „falsch abgebogen“ sein. Sehen wir uns also die Meilensteine dieses Beschaffungsweges noch einmal kurz an.
Was muss ein GoBD-Softwaretool können?
Wirtschaftsprüfer prüfen nicht die einzelnen Tankbelege, sondern die Prozesse dahinter. Man braucht also eine Software zur Prozessdokumentation. Geprüft wird nicht ausnahmslos alles, sondern schwerpunktmäßig und stichprobenartig. Deshalb muss auch ein Risikomanagement enthalten sein, mit dem sich die kritischen Prozesse und kaufmännischen Maßnahmen identifizieren sowie ohne viel Aufwand überwachen lassen. Und weil letztlich die Geschäftsführer verantwortlich und haftbar sind, darf das Interne Kontrollsystem nicht nur für IKS-Profis ausgelegt sein, sondern muss auch für die zuständigen Führungskräfte und Wirtschaftsprüfer ganz einfach zu bedienen sein. Alle diese Anforderungen werden von einer guten Software für Geschäftsprozessmanagement heutzutage abgedeckt. Aber dieses Business Process Management (BPM) alleine ist für das Thema GoBD noch nicht ausreichend.
Gibt es schon fertige Lösungen?
Alle EDV-Systeme, die steuerrelevante Daten erfassen und verarbeiten, müssen die GoBD-Richtlinien nicht nur einhalten, sondern diese Konformität auch beweisen können. Daraus ergeben sich bestimmte Anforderungen an die Prozesslandschaft und deren kaufmännischen Abläufe. Was die Unternehmen also brauchen, ist eine Prozessmanagement-Software, die gezielt auf die GoBD-Verfahrensdokumentation ausgelegt ist. Das Tool muss dabei helfen, dass die Prozesse GoBD-konform gestaltet und gegebenenfalls umgestaltet werden. Idealer Weise liefert das System dazu die jeweils relevanten Informationen und gibt aktive Hilfestellungen in Form von Checklisten, Mustervorlagen und Assistenten. Ist ein BPM-Tool, das GoBD kann, nur Wunschdenken oder gibt es so etwas bereits? Wer im Internet nach „BPM-Tool GoBD“ sucht, stößt auf eine Software-Lösung, die von der Unternehmensberaterin Sabina Ochmann und Steuerberater Frank Hahn konzipiert wurde: GoBD@aeneis.
Prozessorientierte Verfahrensdokumentation
Sabina Ochmann, Geschäftsführerin des Beratungsunternehmens GoBD Direkt GmbH.
„Wir haben nach einer möglichst leistungsstarken Prozessmanagement-Software gesucht, die alles bietet, was man für die Verfahrensdokumentation braucht,“ sagt Sabina Ochmann, Geschäftsführerin des Beratungsunternehmens GoBD Direkt GmbH. „Mit der BPM-Suite Aeneis der intellior AG haben wir den idealen Partner gefunden, um GoBD@aeneis zu entwickeln.“ Und ihr Geschäftspartner Frank Hahn ergänzt „Unser Ziel war es, auf Aeneis aufzusetzen und mit dem Zusatzmodul GoBD@aeneis möglichst alle bislang offenen Probleme der Unternehmen, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer zu lösen.“
Ein Blick in die Software verrät, wie das gelingen kann. Die Prozesse werden nach dem internationalen Standardformat BPMN 2.0 unter anderem in so genannten Swimlanes grafisch dargestellt. In einer zusätzlichen Swimlane werden nun durch GoBD@aeneis die GoBD-relevante Informationen angeboten. Fallweise sind dies kurze Hinweise, Checklisten und Links zu Richtlinien, mit denen die kaufmännischen Prozesse standardisiert und Fehler minimiert werden sollen. Durch Schnittstellen, wie etwa einem SharePoint-Konnektor, lassen sich Dokumentenmanagementsysteme anbinden. Die gesamte Verfahrensdokumentation mit Versionierung und Historisierung ist revisionssicher und im Online-Portal gezielt aufrufbar. Rollen und Verantwortlichkeiten sind damit klar geregelt und durch das Interne Kontrollsystem (IKS) von Aeneis effizient und lückenlos überwachbar. Eine Risikomanagement- und eine Auditmanagement-Komponente erleichtern sowohl interne als auch externe Prüfungen.
Dass all dies nicht „out of the box“ installiert und in Betrieb genommen werden kann, scheint offensichtlich. Deshalb stellt sich die Frage an die Entwickler von GoBD@aeneis, wie viel externe Hilfe die Kunden für die Einführung benötigen und was Mitarbeiter, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater selbst übernehmen können.
Interessante Perspektive für Aeneis-Nutzer
„Die ersten Schritte mit GoBD@aeneis sind für die Nutzer gar nicht so schwierig“ kommentiert Frank Hahn die Quickstart-Funktionalität. Zu der gehört unter anderem eine vorbereitete Muster-Prozesslandkarte, gegliedert nach leistungsbezogenen, leistungserbringenden und übergreifenden Prozessen. Darin sind beispielhafte Musterprozesse angelegt, auf denen man aufbauen kann. Ergänzend gibt es Checklisten und Mustertexte. „Natürlich begleitet GoBD Direkt die Unternehmen auch mit methodischer Beratung und Trainings zur Benutzung der Software − alles ganz nach Wunsch,“ ergänzt Sabina Ochmann. Besonders interessant ist GoBD@aeneis für all jene, die Aeneis bereits im Einsatz haben. “Denn dann können Sie sich mit geringem Mehraufwand zusätzlich alle Vorteile der GoBD-konformen Verfahrensdokumentation erschließen.”
Steuerberater Frank Hahn, Mitentwickler von GoBD@aeneis.
Webinar “Keine Verfahrensdokumentation ohne Internes Kontrollsystem (IKS)”
Sie wollen GoBD@aeneis näher kennenlernen? Dann melden Sie sich unten zu diesem kostenfreien Webinar an!
Referenten:
Dipl.-Finanzwirtin Andrea Köchling
Steuerberater Frank Hahn
Dipl.-Betriebswirtin Sabina Ochmann
Termin:
Donnerstag, 28.07.2022, 15.30 – 16.30 Uhr
Teilnahme:
Für Führungskräfte, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer.
Inhalt:
Laut GoBD hat der Steuerpflichtige für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren (Rz. 100). Die Beschreibung des IKS ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation (Rz. 102). /BMF Schreiben v. 28.11.2019.
Andrea Köchling (www.andrea-koechling.de), ehemalige Betriebsprüferin* beim FA Hamburg, referiert gemeinsam mit Steuerberater Frank Hahn von GoBD Direkt über die Notwendigkeit der Verfahrensdokumentation (VFD) und eines Internen Kontrollsystems (IKS).
* in nicht dienstlicher Eigenschaft
