Robotic Process Automation – intelligente Heinzelmännchen
Was sind und wozu braucht man Softwareroboter?
Wo steht die Robotic Process Automation (RPA) heute und wie lässt sie sich mit dem Geschäftsprozessmanagement verbinden, um Prozesse zuverlässiger, schneller, einfacher und risikofreier zu machen? Im Zentrum des Interesses stehen so genannte Softwareroboter (Robots oder kurz: Bots) als intelligente Heinzelmännchen.
Softwareroboter sind Anwendungen, die eine menschliche Interaktion mit der Benutzeroberfläche von Softwaresystemen nachahmen. Sie kommen insbesondere bei repetitiven, manuellen, zeitintensiven oder fehleranfälligen Tätigkeiten zum Einsatz.
Dank KI noch leistungsstärker
„Unattended Robots“ werden in der Regel durch ein Projektteam entwickelt und arbeiten innerhalb einer überwachten Umgebung selbstständig. Die unattended RPAs werden zentral über virtuelle Maschinen gesteuert. „Attended Robots“ arbeiten demgegenüber lokal auf einem ausgewählten Computer oder mobilen Gerät. Im zweiten Fall kann der Mitarbeiter selbst nicht oder nur eingeschränkt eigenständig weiterarbeiten. „Im Vordergrund steht unattended RPA,“ so Frank Morelli, Hochschullehrer und Aufsichtsrat bei der intellior AG, „denn diese Bots sind in der Lage, durch das Ausführen von Geschäftsregeln Routinearbeiten im Arbeitsalltag zu minimieren, ohne dass ein Unternehmen damit ein höheres Risiko eingeht.“
In Zukunft wird es noch die „intelligent“ RPA-Bots geben. Sie bedienen sich der Methoden des maschinellen Lernens, um Funktionen und Muster aus vorgegebenen (strukturierten und unstrukturierten) Daten zu erkennen. Anhand von Anwendungsfällen entwickeln sie ihre eigenen logischen Strukturen. Das sind in der Regel jedoch Blackbox-Verfahren. Sie sind zum einen zwar sehr flexibel. Zum anderen aber sieht man nur an ihrem Ergebnis, ob sie richtig oder falsch liegen. Man muss sie deshalb mit Vorsicht genießen.
Operative Prozesse im Fokus
Anwendungsbereiche sind insbesondere operative Geschäftsprozesse. Im operativen Management geht es um die gute Vorbereitung von Entscheidungen. Treffen wir die aus einem Bauchgefühl heraus? „Der gesunde Menschenverstand ist gar nicht mal schlecht – wir brauchen aber einen Überblick über die Prozesslandschaft im Unternehmen“, so Morelli. “Je besser die Informationsbasis ist, desto sicherer sind die Entscheidungen der Mitarbeiter im Team.” Dieser Weg einer Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist damit auch die optimale Basis für Robotic Process Automation.
Prof. Dr. Frank Morelli, Hochschullehrer und stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrats der intellior AG
Anwendungsbeispiel “Steuersatzermittlung”
Beim BPM (Business Process Management) steht die IT-Unterstützung im Mittelpunkt. Hier wirken seit geraumer Zeit klassische ERP- und Workflow-Programme. Sie decken Vorgänge, die im Unternehmen standardmäßig ablaufen, zu einem großen Teil ab. Hinzu kommt nun der Tätigkeitsbereich der RPA-Heinzelmännchen. Doch wie kann man RPA sinnvoll nutzen? Zur Beantwortung dieser Frage bedarf es einer ganzheitlichen Prozesssicht. „Für die Optimierung durch RPA brauchen wir häufig auftretende Sachverhalte bei wenig Fallabweichungen“, so Morelli. Transparent macht dies insbesondere ein BPMN-Modell, z.B. bei der Kundenauftragsbearbeitung. Dabei geht es beispielsweise auch um die Steuersatzermittlung. Diese hängt von der Steuergesetzgebung ab, die komplex ist. Mit RPA lassen sich dafür einfache Regeln abprüfen.
Durch das Zusammenspiel von RPA und BPM in ERP-Systemen lassen sich schon bei der Modellierung von Soll- und Ist-Geschäftsprozessen Konzepte entwickeln, die den Prozess optimieren. Wenn Sie mehr darüber erfahren wollen, sprechen Sie uns an.
Wir beraten Sie gerne rund um die Themen RPA und Prozessmanagement – fragen Sie uns an!
