Process Solutions Award 2015 – Vom Prozessmanagement zum integrierten Managementsystem

Stuttgart, 07.05.2015 — Die intellior AG gewinnt gemeinsam mit Infraserv Höchst und ProzessPartner den Process Solutions Award der gfo in der Kategorie „Prozessorientierte Lösungen“

Wer die Aufbau- und Ablauforganisation einmal sauber dokumentiert hat, kann darauf aufbauend viele wichtige Aufgaben im Unternehmen mit deutlich reduziertem Aufwand erfolgreich meistern. Dies schafft nicht nur die Basis für eine prozessorientierte Arbeitsweise, sondern auch die Möglichkeit zum Aufbau eines integrierten Managementsystems.
Das BPM-Projekt hinter dem integrierten Managementsystem „PRISMA“ bei der Infraserv GmbH & Co. Höchst KG, wird durchgängig von der Softwarelösung Aeneis und den begleitenden Beratungsleistungen von ProzessPartner unterstützt und wurde von der Jury der gfo als das innovativste und mustergültigste Projekt in der Kategorie „Prozessorientierte Lösung“ mit dem 1. Preis ausgezeichnet.

Lenkung der Organisation im Hinblick auf unterschiedliche Anforderungen

Infraserv Höchst mit Sitz in Frankfurt am Main ist als Betreiber technisch anspruchsvoller Infrastrukturen, Partner für Unternehmen der Chemie- und Pharmabranche sowie verwandter Prozessindustrien und bietet Leistungen in den Bereichen Site Services, Energien, Entsorgung und Logistik an.
Prozessmanagement als Managementmethode wird schon seit 2008 im Umfeld des integrierten Managementsystems PRISMA genutzt. Die Infraserv-Höchst-Gruppe nutzt PRISMA unter anderem zur Erreichung der diversen Zertifizierungsanforderungen. PRISMA dient somit zur Lenkung der Organisation im Hinblick auf unterschiedliche Anforderungen und stellt ein zentrales Instrument zu Unterstützung der Unternehmensstrategie dar.

Notwendigkeit der rechtssicheren Abbildung der Aufbauorganisation

Die Prozesslandschaft folgte bis 2014 einer Struktur, die sich an der Aufbauorganisation des Unternehmens orientierte. Der Auftrag für das Projekt „PRISMA Release 2014“ lautete, die segmentorientierte Neuorganisation des Unternehmens auf Basis der festgelegten Aufbau- und Ablauforganisation in einer neuen Struktur im integrierten Managementsystems PRISMA abzubilden. Dafür war es notwendig, PRISMA auch zum führenden System für die rechtssichere Abbildung der Aufbauorganisation auszubauen. Um die Datenqualität im Managementsystem PRISMA zu steigern und den Pflegeaufwand deutlich zu reduzieren, wurden die entsprechenden Schnittstellen so implementiert, dass Eintritte, Austritte und Wechsel weitgehend automatisiert nachgeführt werden.

Akzeptanz durch anwenderorientierte Gestaltung

Um eine möglichst hohe Akzeptanz für die aus dem komplexen Geschäftsmodell und ebenso komplexen rechtlich Anforderungen heraus resultierende, umfangreiche Menge an Beschreibungen zu schaffen, wurde die Einstiegsseite in das Managementsystem PRISMA zielgruppenorientiert umgestaltet. Diese wird nun in vier Quadranten untergeteilt, welche einen Einstieg über die Prozesslandkarte, die Aufbauorganisation, die übergeordneten Regelungen für das gesamte Unternehmen zulassen oder den angemeldeten Mitarbeiter zu einer spezifischen mit den für seinen Bereich benötigten Inhalten führen. Zusätzlich stehen die üblichen Navigationsmöglichkeiten und eine komfortable Suchfunktion bereit. Die neue Einstiegsseite ermöglicht also, dass sowohl eine Sichtweise auf das gesamte Unternehmen als auch eine personifizierte Aufbereitung für den jeweiligen Arbeitsbereich mit wenige Mausklicks erreichbar ist.
Die Dokumentation der gesamten Prozessstruktur des breiten Geschäftsmodells von Infraserv erfolgt in Aeneis. Die Managementsystembeauftragten sind geschulte Modellierer und haben die Aufgabe, Inhalte mittels Aeneis aufzubereiten und über das Portal zur Verfügung zu stellen. Die Prozessaufnahme kann in Workshops oder bilateralen Sitzungen auch direkt im Tool Aeneis erfolgen. Diese zentrale Dokumentation in Aeneis soll Redundanzen und eventuell sogar widersprüchliche Prozessbeschreibungen transparent machen, was zukünftig der zentrale Ansatzpunkt für den gelebten kontinuierlichen Verbesserungsprozess sein soll. Als Methode wird hier SixSigma eingesetzt.

Erfolge eines gesamtheitlichen Ansatzes

Ein integriertes Managementsystem nutzt den Vorteil, dass die Aufbau- und Ablauforganisation im Unternehmen nur einmal beschrieben werden muss und für viele Anforderungen genutzt werden kann. Die Basis dafür bildet bei Infraserv Höchst die Abbildung der Aufbau- und Ablauforganisation in der Aeneis-Datenbank. So wird das integrierte Managementsystem PRISMA konsequent von einem elektronischen Managementhandbuch zu einem Managementsystem für das Unternehmen weiterentwickelt und wird als die zentrale Dokumentation für alle Zertifizierungen, Kunden- und Behördenaudits intensiv genutzt.
Neben der Möglichkeit PRISMA kontinuierlich auszubauen konnte auch die grundsätzliche Akzeptanz für das Managementsystem gesteigert werden, dies lässt sich unter anderem an den erhöhten Klickraten und dem Feedback in Leitungsroutinen feststellen. Ein weiterer wesentlicher Erfolg ist die durch die Abbildung der vollständigen Aufbauorganisation geschaffene Möglichkeit, die gemäß der Normanforderungen aus der ISO 14001 und ISO 50001 geforderten betrieblichen Regelwerkslisten, mit wenig Aufwand zu erstellen, zu pflegen und Änderungen kommunizieren zu können.

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