Schaffen Sie Prozesstransparenz durch den Aufbau von Prozess- und Organisationsportalen 

Zielgruppe
Unternehmen, die die Transparenz Ihrer Geschäftsprozesse und das Prozessverständnis der Mitarbeiter erhöhen wollen durch ein online Prozess-/Organisationsportal in dem alle prozessrelevanten Informationen an zentraler Stelle einfach und intelligent verknüpft zu finden sind. Und gleichzeitig den Pflegeaufwand für alle Prozessbezogene Dokumentation reduzieren möchten. Unternehmen die Standards / Best Practises für Prozesse implementieren möchten

Ihre Situation/ Herausforderung

• Sie sind unzufrieden mit der Transparenz Ihrer Geschäftsprozessen. Wichtige Fragen können nicht eindeutig beantwortet werden, z.B. Wie arbeiten wir eigentlich? Was wird wann von wem womit gemacht? Welche Formulare und IT-Systeme sind im Einsatz für was? Welche Schnittstellen gibt es zwischen Geschäftsprozessen? Welche Ziele werden durch welche Prozesse und Aufgaben unterstützt?
• Sie haben hohen Einarbeitungsaufwand für neue Mitarbeiter. Neue Mitarbeiter haben Schwierigkeiten und einen hohen Aufwand damit, die Arbeitsabläufe zu verstehen.
• Im Tagesgeschäft gibt es viele Reibungsverluste/Qualitätsprobleme aufgrund unklarer, unterschiedlichem Verständnis von Prozesse vor allem an den Schnittstellen von Prozessen.
• Sie haben eine Vielzahl von Dokumentationen von Prozessen / prozessbezogenen Handbücher und Vorgaben, die überwiegend mit MS-Office oder klassischen Zeichenprogrammen mit großen Aufwand erstellt und gepflegt werden. Diese werden von den Mitarbeitern für das Tagesgeschäft und die Optimierung nicht verwendet, weil Sie nicht aktuell sind oder das Auffinden der richtigen Information in Textdokumenten schwierig ist und auf wenig Akzeptanz stößt.
• Sie haben einen Vielzahl von Dokumentationen rund um Prozesse und organisatorische Sachverhalte, die sehr aufwendig und teilweise redundant geflegt werden.
• Gelebte Geschäftsprozesse unterscheiden sich erheblich von dokumentierten Geschäftsprozessen auch weil der Pflegeaufwand für das aktuell-halten der Dokumentation zu hoch ist.
• Sie wollen Standards / Best Practises bei Prozessen über mehrere Standorte schaffen und implementieren

Unser Vorgehen /  Lösungsansatz

• Ablösung der bisher textorientierten, papierbasierten Dokumentation durch eine aktuelle Online-Dokumentation.
• Integration der gesamten Dokumentation von Geschäftsprozessen und aller prozessrelevanten Informationen  (Formulare, Organisationseinheiten, Rollen, IT-Systeme, Kennzahlen, Normen, Vorgabedokumente, Handbücher, Management-Systeme) in einer zentralen Datenbank mit intelligenter Verknüpfung der Inhalte.
• Automatische Publizierung der Inhalte in einem Online-Prozessportal / Organisationsportal, das den intuitiven Zugriff für die Mitarbeiter ermöglicht.
• Bei Bedarf unterstützen wir Sie gerne bei der Schaffung der notwendigen Grundlagen: Entwicklung einer Prozesslandkarte, Modellierungskonventionen, Erhebung von Ist-Prozessen, Dokumentation von Sollprozessen.

Ihr Nutzen / Ergebnis

• Sie haben ein zentrale datenbankbasierte Dokumentation für Beschreibung und Publizierung von Prozessbezogenen Informationen (alle Informationen an einer zentralen Stelle).
• Sie haben verringerten Pflege / Aktualisierungsaufwand bzw. die Möglichkeit die Dokumentationen mit geringerem Pflegeaufwand up to date zu halten durch redundanzfreie Pflege der Dokumentation.
• Sie verfügen über bessere Transparenz / Informationsqualität  bezüglich Prozessen, Schnittstellen zwischen Prozessen, Verbindung von Formularen, IT-Systemen, Rollen, Organisationseinheiten, Aufgabenprofile durch intelligente Verknüpfungen und Automatisierte Auswertungen.
• Höhere Akzeptanz der prozessbezogenen Dokumentation durch Ihre Mitarbeiter. Geringerer Suchaufwand für die Mitarbeiter durch intitiven Zugriff auf die relevanten Informationen  (Formulare, Handbücher), Navigation über Grafiken und intelligente Verknüpfungen von Prozessen und wichtigen prozessbezogenen Informationen.
• In Summe: einheitliches und besseres Prozessverständnis durch einfachen zentralen online Zugriff auf alle prozessrelevanten Informationen über grafische Beschreibungen, Intelligente Verknüpfungen
• Voraussetzungen für eine Standardisierung und weitere Optimierung der Prozesse sind geschaffen.