Mit SmartEdit und SmartModel zum interaktiven Mitarbeiterportal

Die Mitarbeiter von Gunvor erhalten gezielt die für sie wichtigen Infos und können Inhalte aktiv bearbeiten

Die Gunvor Raffinerie Ingolstadt GmbH nutzt die Aeneis-Zusatzkomponenten SmartEdit und SmartModel, um das BPM-Portal von einer reinen Präsentationsoberfläche zu einem interaktiven Mitarbeiterportal zu wandeln. Die Modellierung von Prozessen und die Pflege sämtlicher Stammdaten können nun komplett über das BPM-Portal erfolgen. Ebenso kann die Überwachung und Erfüllung der Compliance zukünftig interaktiv über das Portal unterstützt werden.

Die Gunvor Raffinerie Ingolstadt

gehört zur Gunvor Group, einer der weltweit größten unabhängigen Rohstoffhändler mit verschiedenen Standorten und Gesellschaften für die Bereiche Handel, Transport, Lagerung und Optimierung von Öl und anderen Energieprodukten. In diesem Verbund ist die Gunvor Raffinerie Ingolstadt eine der leistungsstärksten Raffinerien Europas.

Nutzen für Gunvor:

  • Weniger Aufwand und höhere Aktualität in der Pflege der Stammdaten, da die Mitarbeiter der Raffinerie die Pflege selbst übernehmen können
  • Mehr Effizienz in der Modellierung der Gunvor-Unternehmensprozesse, da Detailbeschreibungen direkt durch die Prozessbeteiligten eingetragen werden
  • Besseres Prozess– und Systemverständnis der Mitarbeiter durch die aktive Einbindung in die Prozessmodellierung

Manche Dinge sind unbezahlbar

Holger Nissen, Business Performance Engineer bei der Gunvor Raffinerie Ingolstadt GmbH

Die Möglichkeit ein vollständiges und in Teilen interaktives Unternehmensmodell über die Prozesse, der Organisation bis hin zum Risikomanagement, der Compliance sowie der Überwachung durch Audits schnell, flexibel und mit wenig Ressourceneinsatz den Kollegen als eine Art Wissensdatenbank zur Verfügung stellen zu können, macht Aeneis für uns zu einem wichtigen Werkzeug, um eine transparente Sicht auf unser Unternehmen zu erhalten. Mit dem geplanten Einsatz der Strategie-Komponente soll dann auch die Vision des zukünftigen Unternehmensmodells entwickelt und begleitet werden.

Das Gunvor Raffinerie Mitarbeiterportal – COMPASS

 

Tech Facts

SmartEdit und SmartModel sind Zusatzmodule des Aeneis BPM-Portals.

SmartEdit ermöglicht das Bearbeiten und Erstellen von Modellinhalten über den Browser ohne Einsatz eines Modellierungs-Clients.

SmartModel ermöglicht das tabellarische Erfassen von Prozessen im Browser mit automatischer Erstellung des BPMN-Diagramms.

Direktes Bearbeiten von Inhalten in individuellen Portal-Ansichten

Im Gunvor Raffinierie BPM-Portal können Informationen angesehen und direkt editiert werden

Benutzerorientierte Oberflächen des Gunvor-Raffinerie-BPM-Portals
Mitarbeiter werden über SingleSignOn automatisch am Aeneis BPM-Portal angemeldet. Sie erhalten wichtige unternehmensübergreifende Informationen, wie Prozesslandkarte, Organigramm, Dokumente, Anweisungen und Suchfunktionalitäten über alle Objekte. Darüber hinaus kann jedoch jeder Prozessbeteiligte auch spezifische, personalisierte Informationen einsehen.

Individuelle Ansichten für effizienteres Arbeiten
So bietet das Gunvor Raffinerie BPM-Portal den Mitarbeitern beispielsweise eine zusätzliche personalisierte Ansicht auf das Tagesgeschäft der Raffinerie an. In dieser optionalen Sicht, werden den Mitarbeitern nur die Informationen angezeigt, die für ihren ganz spezifischen Bereich relevant sind. Dies ermöglicht den Mitarbeitern eine sehr gezielte und schnelle Suche nach bereichsspezifischen Dokumenten, die bei der täglichen Arbeit benötigt werden. Auch Verantwortlichkeiten in der bereichsspezifischen Ablauf- und Aufbauorganisation können in dieser personalisierten Sicht eingesehen werden.

Interaktives Bearbeiten der Portal-Inhalte
Über zwei Zusatzfunktionen des Aeneis BPM-Portals, SmartEdit und SmartModel, werden die Mitarbeiter der Gunvor Raffinerie nun auch aktiv an der Gestaltung ihrer Arbeitsabläufe beteiligt. Denn damit können sie auch ohne Aeneis Client ganz einfach und intuitiv per Browser die Inhalte bearbeiten. Schulungsaufwand entsteht hierfür nicht. Über ein feingranulares Rechtemanagement lassen sich die Berechtigungen hierzu einstellen.

Stammdatenpflege und Prozessmodellierung  dezentral
So können die Mitarbeiter nun direkt im BPM-Portal die Detailbeschreibungen ihrer Arbeitsabläufe vornehmen und im Fall von Änderungen ohne Zeitverzögerung aktualisieren.

Prozessorientiertes Managementsystem mit automatischer Aktualisierung

Die nächste, geplante Ausbaustufe des Gunvor Raffinerie Mitarbeiterportals ist ein vollständiges, prozessorientiertes integriertes Managementsystem. Den Beauftragten und der Geschäftsleitung wird es künftig möglich sein, Regelwerke, Bescheide und Auflagen workflowgestützt und datenbankbasiert über eine intuitive Oberfläche zu verwalten und zu überprüfen. Die Mitarbeiter werden ihre Verantwortlichkeiten und einzuhaltende Regelungen in ihren Prozessen einsehen können und sollen automatisch über anstehende Anpassungen benachrichtigt werden.

Vorteile

Interaktion im Portal schafft Prozessbewusstsein der Mitarbeiter

Schnellere Einarbeitung der Mitarbeiter in neue Aufgabenbereiche

Aktuellere Daten durch Pflege der Prozessbeteiligten

Weniger Aufwand für Datenaktualisierung

Transparentes Regelwerkskataster mit Verknüpfungen zu den Prozessen und Abteilungen

Tool unterstützter Workflow für Einhaltung von Bescheiden und Auflagen

Nachverfolgbarkeit der Auflagenerfüllung durch die Verantwortlichen

Automatische E-Mail Erinnerung an bevorstehende Konformitätsprüfungen

Automatische Generierung von Handbüchern und Berichten

Kosteneinsparung durch Browser-Anwendung, keine Client-Installation notwendig

Wie können wir auch Sie noch erfolgreicher machen? Rufen Sie uns an: +49 (0)711 68 68 93 -0

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