Prozessmanagement mit Aeneis bei der Ottobock SE & Co. KGaA

Das dreiköpfige Prozessmanagement-Team, bestehend aus Alexandra Dzimalle, Dolores Mende und Robin Schmalz startete mit viel Elan und einer klaren Struktur. Um das erste Ziel einer harmonisierten Prozesslandschaft in allen Niederlassungen und Bereichen weltweit voranzutreiben, entwickelte das Team ein Gesamtkonzept und einen Implementierungsplan, immer mit Blick auf die Unterstützung durch die BPM Suite Aeneis. Hierzu wurde ein Business Process Management mit definierten Regeln und Standards eingeführt und die Organisationseinheit „BPM“ ins Leben gerufen. Die Aufgabe der BPM-Organisationseinheit ist es, einen Rahmen zur Implementierung und Steuerung von Geschäftsprozessen zu entwickeln, d.h. BPM in allen Bereichen und Standorten über Beteiligung und Akzeptanz zu etablieren und durch die Entwicklung einer Ende-zu-Ende-Prozesslandkarte sowohl Transparenz in den Abläufen als auch eine solide Basis für die Digitalisierung zu schaffen.

Dabei agierte das Prozessmanagement-Team laut Alexandra Dzimalle immer zwischen den Fachbereichen und der IT. Dzimalle empfiehlt, die IT von Beginn an in alle Vorhaben einzubeziehen.

Die Erstellung der Ende-zu-Ende Prozesslandkarte war aufwendiger als angenommen. Es gab kein Ottobock -weites Prozessmodell, keine zentrale Prozessdokumentation und keine klaren Verantwortlichkeiten in und für Prozesse. Bei der Erstellung der Prozesslandkarte mussten diese Aspekte erst erarbeitet werden. Alle Prozesse und mitgeltenden Informationen sollten zentral dokumentiert sein, und zwar in einer Prozesswelt, die nicht nur die Prozesse, beteiligte Funktionen und Bereiche zeigen sollte, sondern auch verdeutlicht, wie das Geschäft von Ottobock funktioniert, einsehbar für jede Mitarbeiter*in.

Hier gab es einen intensiven Austausch mit dem langjährigen intellior-Kunden Döhler aus der Lebensmittelindustrie, um Erfahrungen zum Thema Rollenmodelle auszutauschen. Intellior fördert einen engen Erfahrungsaustausch zwischen den Aeneis-Kund*innen, bilateral oder durch organisierte themenbezogene Workshops. Das fördert die Entwicklung neuer Ideen und liefert häufig interessante neue Blickwinkel auf BPM-Themen.

Die Einführung einer neuen Software, die in die Arbeitsweise der Mitarbeiter*innen eingreift, ist eine echte Herausforderung für die Verantwortlichen. Die Aufgabe war also, Aeneis als BPM Software zu integrieren, gleichzeitig eine nachhaltige Prozessorientierung („Prozessdenke“) der Belegschaft zu entfalten. Ottobock schaffte es schnell durch klare Strukturen und Nutzenargumentationen die Akzeptanz innerhalb der Prozessbeteiligten zu gewinnen. Diese Akzeptanz wurde zu Begeisterung, da Mitarbeiter erkannten, dass die Prozesse nicht nur beschleunigt, sondern jede Aufgabe in Aeneis transparent zugeordnet ist. Beispiel: Was früher eine Direktive in reiner Textform war, ist heute eine »mitgeltende Information« mit verschiedenen Informationsfeldern. Durch dieses Aufteilen in kleine, handhabbare Informationsbausteine – die sich mit Prozessen oder Aufgaben und auch gegenseitig verknüpfen lassen – erhält das Unternehmen einen transparenten und in alle Richtungen auswertbaren Digital-Zwilling der Unternehmensprozesse.

Durch eine zentrale Ende-zu-Ende Prozesslandkarte gepaart mit anwenderfreundlichen und produktiven BPMN 2.0 Prozessmodellen erhalten alle Mitarbeiter*innen einen transparenten Einblick in die Wertschöpfungsketten von Ottobock . Innerhalb der Prozesslandkarte wurden alle Prozesse und Aufgaben, die bisher im Qualitätsmanagement oder anderen Managementsystemen dokumentiert wurden, in eine zusammenhängende Prozesslandschaft übertragen. „Wir träumten von einem einheitlichen Erscheinungsbild auf den einzelnen Prozesslevel und entwickelten dazu einen eigenen Styleguide, mit dem wir das erfolgreich umsetzen konnten”, so Dolores Mende, Application Ownerin.

Heute ist man schon deutlich weitergekommen, aber die Transformation des Unternehmens ist noch nicht abgeschlossen. Eine besondere Herausforderung ist das Rollenkonzept, die zentrale und konsistente Definition von Rollen und deren Verknüpfung mit den Mitarbeitern. Die Abbildung im HR-System und die Prozesse zur Datenpflege und -verteilung befinden sich in der Konzeptphase.

Das BPM-Team bei Ottobock arbeitet mit intellior sehr erfolgreich zusammen. Bei intellior gibt es feste Ansprechpartner, die die Projekte wie ihre Westentasche kennen und kompetent begleiten. Lösungen werden gemeinsam erarbeitet und Step-by-Step weiterentwickelt. Nicht nur die Beratungskompetenz ist hoch, auch die Vernetzung mit anderen Kunden ist sehr wertvoll, lösungsfokussierte Workshops runden das Bild ab. So entstehen kontinuierlich gute Ergebnisse und Verbesserungen. Vorschläge, auch auf Seiten des Kunden, wurden aufgenommen und umgesetzt, etwa für eine einfache ADFS Anbindung (Active Directory Federation Services) oder kluge Vertreterreglungen für Workflows, wenn jemand gerade nicht verfügbar ist. Neben den umfassenden Möglichkeiten des Customizings wurden einige Verbesserungen von intellior aufgegriffen und in der BPM-Suite Aeneis generell verfügbar gemacht. Nach einem Jahr Nutzung waren bei Ottobock 800 BPM-Anwender in Aeneis aktiv, davon 190 Modellierer. Das Herz der Prozessorganisation schlägt bereits kräftig.