Digitale Urlaubsanträge mit Prozessmanagement unternehmensweit einführen

Alle Organisationen in denen Menschen beschäftigt sind, bearbeiten und verwalten Urlaubsanträge. Je mehr Angestellte eine Organisation zählt, desto mehr Urlaubsanträge werden gestellt und im Unternehmen bearbeitet. Dieser Bearbeitungsprozess kann, sofern er nicht klar strukturiert und Verantwortlichkeiten definiert sind, enorm viel Zeit in Anspruch nehmen. Eine Prozessmanagement Software hilft Unternehmen dabei, Prozesse entlang des Urlaubsantrages zu digitalisieren, modellieren und zu automatisieren. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie den digitalen Urlaubsantrag unternehmensweit schnell und einfach einführen und die Bearbeitungszeiten mithilfe unseres Workflowmanagements BPM|Flow® um ein vielfaches reduzieren können.

Der digitale Urlaubsantrag ist einer der Prozesse mit der einfachsten Umsetzung und größten Wirkung im Human-Ressource-Management zugleich. Häufig wird der Verwaltungs- und Abstimmungsaufwand bei der Bearbeitung von Urlaubsanträgen unterschätzt. Sowohl papierbasierte- als auch digitale Urlaubsanträge mittels Excel oder E-Mail sind häufig intransparent, unstrukturiert und deren Bearbeitung nicht standardisiert sondern individuell. Eine solche Urlaubsantragsform blockiert den Antragsstellenden, den Vorgesetzten und das HR-Management gleichermaßen. Im Falle der bloßen Urlaubsgenehmigung kann das funktionieren. Sind jedoch Absprachen, Rückfragen oder Ablehnungsbegründungen nötig, ist die papierbasierte- oder Excel-Mailing-basierte Urlaubsantragsstellung ineffizient und zeitaufwändig. Ebenso kommt es zu Koordinationsproblemen, wenn der für die Genehmigung relevante Vorgesetzte mittel- oder langfristig abwesend ist. In diesem Fall ist meist unklar, an wen sich der Antragstellende wenden muss. All diese Aspekte sind im Grundgedanken eines jeden Prozessmanagements fest verankert und können mit dem digitalen Urlaubsantrag mittels Prozessmanagement einbezogen und effizient digital gestaltet werden.

Digitaler Urlaubsantrag – alles fängt mit dem Prozessmodell an

Die Bearbeitung eines Urlaubsantrages ist ein Prozess an dem – mal mehr, mal weniger – viele verschiedene Parteien involviert sind. Zum einen der Antragssteller (Mitarbeiter), der zugleich Facharbeiter und Vorgesetzter sein kann. Zum anderen der Vorgesetzte (Abteilungsleiter), der meist für die Genehmigung oder Ablehnung des Antrags zuständig ist und eine abgestimmte Urlaubsbelegung in seiner Abteilung sicherstellen muss. Und das HR-Management (Personalleiter), welches die Urlaubsanträge verwaltet und steuert. Nicht selten kommen in diesem Prozess weitere Anspruchsgruppen hinzu, bspw. dann, wenn ein Angestellter hybrid im Unternehmen eingesetzt wird. Im Prozessmodell des digitalen Urlaubsantrages sind sowohl die Verantwortlichkeiten, als auch die Stellvertretungen zentraler Baustein für die Digitalisierung und Ausführbarkeit des Prozesses.

Im Prozess selbst wird die chronologische Abfolge des digitalen Urlaubsantrages so modelliert, dass stets ein eindeutiges Ergebnis zustande kommt, d.h. der Urlaub wird genehmigt oder der Urlaub wird abgelehnt.

Vom Prozessmodell zum ausführbaren digitalen Urlaubsantrag

Der Urlaubsantragsprozess ist in vielen Unternehmen gleich. Meist unterscheiden sich Urlaubsantragsprozesse durch die zuständigen Personen (Rollen), welche durch sogenannten „Lanes“ im Prozessbild auf der linken Seite vertikal dargestellt sind. Das Prozessmodell des digitalen Urlaubsantrages (Siehe Abbildung) beginnt mit einem Startereignis (dünner Kreis), welches durch ein Formular ausgelöst wird. Durch Pflichtfelder im Formular vermeiden Sie falsch ausgefüllte Anträge durch fehlende oder fehlerhafte Informationen. Durch Ausfüllen und Absenden des Formulars wird der zweite Prozessschritt „Antrag zur Genehmigung weiterleiten“ im digitalen Urlaubsantrag automatisch ausgeführt und zum Abteilungsleiter weitergeleitet.

Handelt es sich um einen Sonderantrag (mangelndes Personal etc.), wird der Personalleiter automatisiert unterrichtet und zur Prüfung gebeten. Immer wenn der digitale Urlaubsantrag zu einem Ergebnis kommt (Genehmigung oder Ablehnung), wird der Mitarbeiter automatisch unterrichtet. Bei Ablehnung hat der Vorgesetzte oder Personalleiter die Möglichkeit, die Ablehnung zu begründen. Das Prozessmodell schließt mit einem Endereignis (dicker Kreis).

Der gesamte Urlaubsantragsprozess wird digital verarbeitet. So können Sie beispielsweise ein Formular im Firmen-Intranet oder im BPM-Portal integrieren, in dem alle Mitarbeiter zentral ihre Urlaubsanträge ausfüllen und absenden. Sowohl der Mitarbeiter, als auch der Vorgesetzte haben individuelle Dashboards, mit individuellen Ansichten über dessen offenen Aufgaben und wichtige Prozessinformationen wie Bearbeitungszeiten, Antragssteller oder Bearbeiter. Jede Verzweigung (Gateway) erfordert im digitalen Urlaubsantrag lediglich einen Mausklick.

Die Vorteile des digitalen Urlaubsantrages überwiegen klar

Der papierbasierte Urlaubsantrag hat längst ausgedient. Lange Bearbeitungszeiten, intransparente Bearbeitungen, verlorene Urlaubsanträge, fehlerhafte und aufwendige Resturlaubsberechnungen und hoher Kommunikations- und Abstimmungsaufwand. Darüber hinaus sparen Unternehmen nicht nur Papier, Druck- und Kopierkosten sondern zusätzlich Platz in den Akten- und Ordnerschränken im Büro.

Die Vorteile eines digitalen Urlaubsantrages stehen stellvertretend für die zentralen Vorteile von Human Workflows:

Standardisierte Workflows durch die Reduzierung von individuellem Spielraum
Klare Rollenverteilung
Flexible und problemlose Anpassungsmöglichkeiten, bspw. durch Anpassung des Formulars
Kürzere Durchlaufzeiten
Höhere Datenqualität ermöglichen Reports und Analysen
Mitarbeiter haben mehr Zeit für wertschöpferische Aufgaben – steigert die Effektivität, Produktivität und Motivation

Urlaubsanträge digital verarbeiten mit dem Workflowmanagement BPM|Flow

BPM|Flow verbindet Prozessmanagement mit Workflowmanagement. Modellieren Sie Ihre Prozesse selbst und transformieren Sie die Prozessmodelle mit nur wenigen Klicks in ausführbare Human-Workflows. Der Vorteil im Gegensatz zu häufig angeboten Out-of-the-Box-Lösungen liegt auf der Hand: Der Prozess passt sich Ihrem Unternehmen an und nicht das Unternehmen den vorgegebenen Prozessbedingungen. Mit BPM|Flow modellieren Sie Ihre BPMN 2.0 Prozessdiagramme selbst, reichern den Prozess mit notwendigen Workflowparametern an und generieren einen ausführbaren BPM Workflow.

Zusätzlich zum digitalen Urlaubsprozess können Sie mit BPM|Flow nahezu jeden Human-Workflow-Prozess standardisieren und digitalisieren, u.a. On-Boarding-Prozesse, Mitarbeiter-, Feedback- und Gehaltsgespräche, Arbeitsmittelbeschaffungsprozesse uvm. BPM|Flow bietet zahlreiche Reporting- und Analysetools. So erhalten Prozessmanager Informationen wie Durchlaufzeiten und Eskalationen auf Prozessebene und können eingreifen, wenn es nötig ist. In der Abbildung sehen Sie ein beispielhaftes BPM|Flow-Dashboard eines Prozessmanagers. Durch gezielte Prozess- und Workflowoptimierungen, die mithilfe von wichtigen Kennzahlen aus BPM|Flow vorgenommen wurden, konnten die Durchlaufzeiten von verschiedenen Workflows um mehr als 50% reduziert werden. Darüber hinaus unterstützt BPM|Flow Robotic Process Automation (RPA) und Process Mining.