BPM und RPA – Wie Software-Roboter und Prozessmanagement Geschäftsprozesse besser machen
Das Zusammenspiel von Prozessmanagement (BPM) und Robotic Process Management (RPA) ist einfach erklärt: Durch BPM und RPA können Prozesse digitalisiert und automatisiert werden. Für die Automatisierung von Prozessen ist die Standardisierung von RPA-Prozessen erforderlich. Damit das Zusammenspiel zwischen BPM und RPA den maximalen Mehrwert generiert, ist die Entwicklung eines klaren Konzepts, sowie die praxisnahe Modellierung der Geschäftsabläufe zentraler Erfolgsfaktor.
Robotic Process Management (RPA) wird häufig im Zusammenhang mit der Automatisierung von Routineaufgaben genannt. RPA besteht aus Software-Roboter, besser bekannt als “Bots”, die menschliche Interaktionen bspw. bei der Durchführung von Prozessen imitieren. Dabei unterscheidet man zwischen Attended Robots und Unattended Robots. Beide Bot-Arten benötigen bei der Erfüllung von einfachen Routinearbeiten keine künstliche Intelligenz (KI). Während Attended Robots lokal betrieben werden, arbeiten Unattended Robots meist selbständig in einer überwachten Umgebung. Bei der Prozessoptimierung und -Automatisierung werden in der Regel Unattended Robots eingesetzt. „Diese Bots sind in der Lage, durch das Ausführen von Geschäftsregeln Routinearbeiten im Arbeitsalltag zu minimieren, ohne dass ein Unternehmen damit ein höheres Risiko eingeht”, so Prof. Dr. Frank Morelli, Hochschullehrer und Aufsichtsrat bei der intellior AG.
An die Optimierung von Geschäftsprozessen mithilfe von RPA sind Bedingungen geknüpft. Zum einen besteht dann Optimierungspotenzial, wenn es sich um häufig auftretende Sachverhalte bei wenig Fallabweichungen handelt. Dafür müssen Prozesse so weit wie möglich standardisiert werden. Zudem werden strukturierte Daten und eine hohe Datenqualität benötigt, damit die Software-Roboter menschliche Interaktionen fehlerfrei imitieren können. Für die Erfüllung dieser Bedingungen, wird schon bei der Prozessmodellierung und -Dokumentation ein Augenmerk auf die Qualität des Prozessmodells gelegt. Nur mit einem klaren Konzept und dem Know-How der ausführenden Mitarbeitern aus den Fachabteilungen, kann ein realitätsnahes Prozessdiagramm erreicht werden.
Prof. Dr. Frank Morelli, Hochschullehrer und stellvertretender Vorsitzender des Aufsichtsrats der intellior AG
Robotic Process Management und das Potenzial für bessere Prozesse und Entscheidungen
Robotic Process Management bietet ein enormes Potenzial, Geschäftsabläufe und Routinetätigkeiten zu optimieren und zu automatisieren. Durch die Zusammenarbeit zwischen RPA und BPM sollen Zuverlässigkeit, Geschwindigkeit (Durchlaufzeiten), Einfachheit und Sicherheit innerhalb der Prozessausführungen gesteigert werden. Dadurch werden Prozesskosten, Prozessrisiken und die Abhängigkeit von externen Ressourcen reduziert. Meist handelt es sich um Verwaltungsaufgaben wie Buchhaltungsprozesse oder HR-Prozesse.
Software-Roboter eignen sich u.a. zur automatisierten Erstellung von Reportings, zur Übertragung von Daten in unterschiedlichste Anwendungen oder Bereitstellung von Informationen aus Dokumenten. Dies sind nur wenige Einsatzszenarien von RPA im Prozessmanagement. Damit Prozesse mit einer maximalen Datenqualität automatisiert ausgeführt werden können, gewinnt das BPM als integriertes Managementsystem vermehrt an Bedeutung. Ziel ist die Integration und Kommunikation verschiedenster Informationsträger / Anwendungen im Unternehmen und die Zusammenfassung dieser Daten in einer zentralen Prozessmanagement Software wie Aeneis.
RPA ist längst auch im operativen Management angekommen. Im operativen Management werden weitreichende Entscheidungen getroffen. Die Rolle von RPA und Prozessmanagement liegt in diesem Fall darin, Verantwortliche bei der Vorbereitung einer Entscheidung zu unterstützen. Nur auf das reine Bauchgefühl, sollte man sich hierbei nicht verlassen. „Der gesunde Menschenverstand ist gar nicht mal schlecht – wir brauchen aber einen Überblick über die Prozesslandschaft im Unternehmen. Je besser die Informationsbasis ist, desto sicherer sind die Entscheidungen der Mitarbeiter im Team. Diesen Weg einer Digitalisierung der Geschäftsprozesse mit Hilfe von RPA muss man wohl gehen“, so Morelli.
Prozesse erst optimieren, dann digitalisieren – Entwicklung eines Konzepts
Die Einführung einer Prozessmanagement Software erfordert eine klare Strategie und gute Planung. In unserer mehrteiligen Blog-Serie haben wir sieben Erfolgsfaktoren für eine praktisch wirksame Prozessorientierung in einem BPM-Projekt erarbeitet. Weitere Informationen zur Blogserie finden Sie hier.
Zentraler Erfolgsfaktor zur Optimierung eines Geschäftsprozesses ist die Modellierung von Ist- und Soll-Prozessen. Schon während der Modellierung sollten Prozessoptimierungspotenziale entwickelt werden. Prozesse müssen sich bis ins Detail an den praktischen Abläufen orientieren. Bestehende Prozesse sollten zudem hinterfragt werden. Nicht jeder Prozess ist für die Digitalisierung und Automatisierung geeignet. Vor dem Einsatz von RPA im Prozessmanagement sollten Sie Ihre Prozesse erst optimieren, dann digitalisieren. Die stetige Optimierung erfolgt durch das Know-How der Mitarbeiter in den jeweiligen Fachabteilungen, durch Reportings und Analysen nach mehrfacher Ausführung.
Die neue Rolle des Facharbeiters im RPA-Prozess
RPA wird insbesondere bei immer wiederkehrenden Routineaufgaben mit geringen Fallabweichungen eingesetzt. In der Praxis handelt es sich hierbei um meist langweilige, administrative Aufgaben ohne wertschöpferischen Tätigkeiten. Mitarbeiter werden anders als zuvor, zwar im Prozess eingebunden, sie nehmen jedoch eine andere wichtigere Rolle ein. Dabei verliert die Information des Mitarbeiters über jeden einzelnen Prozessdurchführungsschritt erheblich an Bedeutung. Durch die Automatisierung ist dies nicht weiter erforderlich.
Vielmehr ist ein umfassendes Gesamtverständnis des Mitarbeiters wichtig. So spielt der Mitarbeiter rund um den Prozess eine wichtige Rolle und zieht Motivation aus den wertschöpferischen Tätigkeiten. Gleichzeitig bleiben Mitarbeiter die Know-How-Träger in den jeweiligen Fachabteilungen, kennen die Abläufe und die Ausnahmen. Statt Routineaufgaben durchzuführen, beschäftigen sich Mitarbeiter nun mit der Entwicklung und Mitwirkung an RPA-Prozessen in ihren Fachabteilungen, Überwachung und Optimierung dieser Prozesse und sie können sich auf wertschöpferischen Tätigkeiten konzentrieren.
Prozessmanagement unterstützt Unternehmen bei der grafischen Modellierung von Geschäftsabläufen. Prozesse werden somit digitalisiert, standardisiert und für die automatisierte Ausführbarkeit vorbereitet. Robotic Process Management ermöglicht die anschließende Automatisierung von Aktivitäten innerhalb der modellierten Prozessen. Durch die Automatisierung von repetitiven Aufgaben werden Mitarbeiter entlastet und das Know-How der Fachkräfte an nutzenstiftenden Stellen im Unternehmen genutzt. In Zeiten des Fachkräftemangels, sollten Mitarbeiter wertschöpferisch eingesetzt und die Abarbeitung von Routineaufgaben effizienten Software-Robotern überlassen werden. Das ist der zentrale Vorteil des Zusammenspiels zwischen BPM und RPA.
intellior AG – wir machen Prozesse. einfach. besser
Intellior ist eine der führenden Anbieter für Prozessmanagement in der DACH-Region. Mit der preisgekrönten BPM-Softwarelösung Aeneis, konnten mehr als 1.000 Unternehmen und Organisationen darunter KMUs, mittelständische Unternehmen und Konzerne, die Herausforderungen in der Digitalisierung von Prozessen und Geschäftsabläufen erfolgreich meistern. Intellior unterstützt Unternehmen nicht nur mit der eigens entwickelten Softwarelösung, sondern hilft Organisationen bei der Entwicklung und Umsetzung einer praktisch wirksamen Prozessorientierung. Seit 25 Jahren begleitet Intellior Unternehmen aus allen Branchen, u.a. Bayer AG, Otto Bock, Deloitte, ABUS, Liebherr, CureVac oder Döhler. Darüber hinaus betreuen wir Unternehmen und Organisationen aus dem Gesundheitswesen, öffentliche Unternehmen wie Stadtwerken oder staatliche Betriebe. Die modular aufgebaute BPM-Software Aeneis deckt zahlreiche Einsatzszenarien ab, u.a. Lösungen für Auditmanagement, Informationssicherheitsmanagement (ISMS), Workflowmanagement (BPM|Flow), Strategie-, Risiko- und Compliance Management. Darüber hinaus unterstützt Sie Aeneis dabei, die Herausforderungen der GoBD-Verfahrensdokumentation und DSGVO zu meistern.
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