Der Weg zu einem Prozessorientierten Unternehmen mit AENEIS

Unsere Produktstrategie für AENEIS basiert auf sechs Säulen:

• Intuitive und hocheffiziente Bedienbarkeit 
• Prozesse und Organisation als digitales Spiegelbild
• Aufgaben und Prozesse im IMS digitalisieren / automatisieren
• Personalisierte Sichten / Portal (spezieller Vorteil bei AENEIS)
• Integration in Kollaborationsplattformen als wichtiger Bestandteil des Workspaces
• Flexibilität für Mehrwert durch spezifische Lösungen

AENEIS Produktstrategie

Ein wichtiger Aspekt unserer Produktstrategie ist die Integration von Aufgaben und Prozessen in ein integriertes Managementsystem. Durch die Digitalisierung und Automatisierung dieser Elemente können wir unseren Kunden helfen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.

Wir sehen personalisierte Sichten im Portal als einen unserer besonderen Vorteile an. Diese ermöglichen es jedem Nutzer, die für seine Arbeit relevanten Informationen auf einen Blick einsehen zu können.

Darüber hinaus legen wir großen Wert auf die Integration in weitere Kooperationsplattformen. Unsere Prozessmanagement-Software hat nicht den Anspruch, selbst als solche Plattform zu fungieren, insbesondere angesichts der Existenz verschiedener Tools wie Microsoft 365. Vielmehr möchte AENEIS Teil der Arbeitsumgebung unserer Kunden werden und ihnen die Möglichkeit geben, auch innerhalb der Compliance Software kollaborativ zu arbeiten.

Flexibilität bleibt ein wichtiger Aspekt unserer Prozessmanagement-Software. Wir möchten spezifische Lösungen anbieten, die Mehrwert schaffen, ohne dabei die Standardisierung und Modularisierung zu vernachlässigen. Diese Strategie hat nicht nur Vorteile für uns als Softwareentwickler, sondern auch für unsere Kunden. So können wir für alle eine bessere Skalierbarkeit ermöglicht. 

Die Flexibilität unserer Compliance Software ist sie eine wichtige Säule unseres Partner-Ökosystems und des indirekten Vertriebs.

Mit der jüngsten Auslieferung der AENEIS-Version haben wir die Nutzeroberfläche neu gestaltet und die Nutzerführung optimiert. Dadurch konnten wir bereits einige Marktbegleiter aufgrund der verbesserten Benutzerfreundlichkeit ablösen. Diese Verbesserungen sind ein Beweis dafür, dass wir kontinuierlich daran arbeiten, die Bedürfnisse unserer Kunden noch besser zu erfüllen. Unser Ziel ist es, eine Prozessmodellierungs-Software zu liefern, die wirklich einen Mehrwert für Ihr prozessorientiertes Unternehmen bietet.

AENEIS 6.4

Genau das bringt uns zu AENEIS 7. Im Gegensatz zu AENEIS 6.4 basiert die Optimierung der Nutzerführung in AENEIS 7 nicht auf Konfigurationen, sondern auf programmatischen Lösungen. So konnten wir in Sachen Nutzerführung und Kontextwechsel einen erheblichen Sprung nach vorne machen.

AENEIS 7

Die rasant fortschreitende Digitalisierung und der stetige Drang zur Optimierung bringt immer neue Herausforderungen mit sich. Eine dieser Herausforderungen ist die Verbesserung der Nutzerführung, die inzwischen nicht mehr nur aus dem Konfigurationsbereich entnommen wird. Stattdessen wird dies in unserer Compliance Software nun programmatisch gelöst. So können wiederkehrende Muster erkannt und eine konfigurative Änderung ermöglicht werden.

Das Konzept der Nutzerführung beinhaltet auch den Wechsel von Kontexten, der einen erheblichen Fortschritt darstellt. Dies eröffnet Möglichkeiten für weitere Optimierungen und eine größere Effizienz in der Handhabung

Über Jahre hinweg stand die Prozessdokumentation stark im Vordergrund. Jedes Unternehmen braucht eine solide Basis, auf welche es sich beziehen kann.

Tatsächlich ist es in Zeiten der Digitalisierung unerlässlich, dass wir definierte Geschäftsprozesse haben. Wenn diese nicht ausführlich und präzise dokumentiert sind, kann dies zu erheblichen Schwierigkeiten führen. Fehlt eine ordnungsgemäße Beschreibung der Prozesse, riskieren wir, ineffiziente und teure Digitalisierungsprogramme umzusetzen.

Doch genau hier liegt ein wichtiger Punkt, der oft übersehen wird: 

Die Prozessorientierung geht über die bloße Dokumentation hinaus. Es ist nicht nur eine Frage des Verstehens und Dokumentierens der Prozesse, sondern auch des Aufbaus und der Orientierung um diese Prozesse herum.

Prozessorientierung vs. Prozessdokumentation

Doch was wollen wir mit der Implementierung bestimmter Prozess eigentlich erreichen? Hier kommen zwei Hauptziele ins Spiel: 

• Effizienz 
• Kundenfokus

Auf der einen Seite strebt ein prozessorientiertes Unternehmen nach Wirtschaftlichkeit und Gewinn, auf der anderen Seite nach Effektivität, um den Kunden den bestmöglichen Service zu bieten. Es ist entscheidend, diese beiden Aspekte im Auge zu behalten und genau zu überlegen, welchen Mehrwert die Prozesse sowohl für die Kunden als auch für das Unternehmen bieten können.

Die klare Perspektive und die festgelegten Ziele für jeden Prozess sind ein wichtiger Ausgangspunkt. So muss sich jede prozessorientierte Organisation fragen, was einzelne Prozesse besser machen können. 

Der entscheidende Punkt ist hier allerdings die Prozessverantwortung. Es reicht nicht aus, nur die Verantwortlichkeiten im Prozess zu regeln. Natürlich müssen alle Mitarbeiter wissen, wie der jeweilige Prozess abläuft. Doch darüber hinaus geht es auch darum, die Verantwortung für den Prozess zu übernehmen.

Prozessverantwortung ernst zu nehmen, sie wirklich zu etablieren und zu leben, ist oft ein unterschätzter Aspekt. Aus dieser Verantwortung entsteht eine Dynamik, welche den Weg zur Verbesserungsorientierung ebnet. Diese Orientierung ermöglicht es, aktiv nachzufragen: Warum funktioniert dieser Prozess auf diese Art und Weise? Warum funktioniert ein bestimmter Prozess nicht? Und was müssen wir tun, damit er in Zukunft funktioniert?

Mit AENEIS können Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen verbessern und ein wichtiger Schritt in Richtung prozessorientiertes Arbeiten gehen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Aufgabe des Change-Managements. In einem prozessorientierten Unternehmen sollte nicht die IT-Abteilung in die Position versetzt werden, über alle Änderungen im Prozess entscheiden zu müssen. Durch viele Anfragen mit unterschiedlichen Zahlen, Zielen und Vorgaben kann das IT-Team nämlich leicht überfordert werden. Und genau das können wir in der Digitalisierung nicht gebrauchen. 

Was wir eigentlich brauchen, ist eine klare Definition von Verantwortlichkeiten und eine starke Orientierung an Verbesserung und Effizienz. Nur so können wir sicherstellen, dass unsere Prozesse nicht nur effektiv, sondern auch effizient ablaufen. So können wir dafür sorgen, dass sie sowohl den Anforderungen des Unternehmens als auch den Bedürfnissen der Kunden gerecht werden.

Die Prozessverantwortung ist ein entscheidender Aspekt bei der Durchführung von Veränderungen im Unternehmen.

Sie stellt sicher, dass die notwendigen Anpassungen und Änderungen in geordneter und effizienter Weise ablaufen. Es ist wichtig, klare Entscheidungen zu treffen und zu definieren, ob eine Änderung für einen globalen Prozess wirklich vorteilhaft ist. Wenn diese Prozessverantwortung richtig umgesetzt wird, ist ein wichtiger Schritt in Richtung prozessorientiertes Arbeiten getan.

Ein nützliches Werkzeug in diesem Zusammenhang ist die Prozesslandkarte. Sie dient als visuelle Darstellung einer Prozessorganisation und ermöglicht eine klare Zuordnung von Managern zu spezifischen Prozessen. Sie zeigt also, wie eine Organisation geführt wird.

Tatsächlich gibt es selbst bei uns immer noch Prozesse, an denen wir arbeiten müssen. Wir erkennen selbst, wo Handlungsbedarf besteht und sind bestrebt, kontinuierliche Verbesserungen vorzunehmen.

Beispiel unserer intellior.ag Prozesslandkarte

Im Folgenden möchten wir das Ganze anhand unsere Prozesse bei intellior.ag erklären.

Innerhalb unserer Prozessorganisation haben wir uns auf drei Kernprozesse konzentriert: 

• Entwicklung von Lösungen
• Kommunikation und Verkauf unserer Lösungen
• Implementierung dieser Lösungen

Diese Kernprozesse sind das Rückgrat unserer Organisation und stellen sicher, dass wir unseren Kunden einen effektiven und effizienten Service bieten können.

Darüber hinaus haben wir uns für relativ schlanke Führungsprozesse entschieden. Anstatt einen expliziten Strategieprozess zu implementieren, konzentrieren wir uns auf das Planen und Steuern des Leistungsportfolios sowie das Planen und Steuern des Unternehmens als Ganzes. Auf diese Weise lenken wir unseren gesamten Planungszyklus. Außerdem können wir mit unserer Prozesslandkarte visuell darstellen, wie unsere Kommunikation abläuft und wie alles zusammenhängt. Dieser Ansatz ist relativ generisch, was uns mehr Flexibilität ermöglicht. Letztendlich ermöglicht dieser Ansatz eine bessere Anpassung an die sich ständig ändernden Anforderungen des Marktes.

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass die Prozessverantwortung und die Prozesslandkarte wesentliche Elemente für die effiziente und effektive Führung eines prozessorientierten Unternehmens darstellen. So können Prozesse ständig überprüft und verbessert werden, um Kunden den bestmöglichen Service zu bieten.

Wahrscheinlich sind Sie bereits mit der funktionalen Organisationsstruktur vertraut. Ein Übergang zu einer vollständigen Prozessorientierung, wie wir sie bei intellior.ag eingeführt haben, ist eher selten. In der Regel gelingt sie überwiegend in kleineren Unternehmen, in welchen Änderungen besser beherrschbar sind.

Prozessorientierung

Daher sollte auch nicht jedes Unternehmen vollständig prozessorientiert sein. Es gibt keinen zwingenden Grund, ganz nach rechts auf der Skala von funktionaler zu prozessorientierter Struktur zu rücken (siehe Grafik). Es gibt jedoch viele Gründe, nicht mehr ausschließlich auf der linken, funktionalen Seite zu bleiben.

In einem Umfeld mit relativ stabilen Anforderungen, in dem Effizienz entscheidend ist, funktioniert eine funktionsorientierte Organisation gut. In einem kundengesteuerten, dynamischen Umfeld mit sich schnell ändernden Anforderungen ist dagegen eine prozessorientierte Organisation vorteilhaft. Sie kann im Gegensatz zu einer funktionsorientierten Organisation besser und vor allem erheblich schneller auf Marktveränderungen reagieren und sich an neue Geschäftsanforderungen anpassen.

Dr. Kai Krings: “Jede Organisationsform hat ihren Einsatzpunkt.”

Die Umstellung auf eine prozessorientierte Organisation beginnt oft mit der Definition von Rollen und Prozessverantwortlichkeiten. Wir müssen die Prozesse definieren, die für unser Geschäftsmodell benötigt werden, und die richtigen Übergabepunkte festlegen, um den reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Ein lupenreiner Ende-zu-Ende-Prozess ist zwar ideal, aber oft nicht realistisch. Stattdessen sollten Prozesse mit einer geringeren Anzahl von Übergabepunkten angestrebt werden. Sie sollten besser aufeinander abgestimmt sein, Verantwortlichkeiten sollten klar definiert sein.

Die prozessorientierte Organisation ist kein starres Modell, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Mit jeder Änderung in der Führung, mit jeder neuen Marktanforderung und mit jedem Schwenk in der Prozesswelt ergeben sich neue Optionen und Möglichkeiten zur Verbesserung. Ziel ist es stets, einzelne Prozessschnitte zu verbessern.

Der Übergang sollte vielmehr pragmatisch, anstatt dogmatisch angegangen werden. Sehen Sie es als eine Reise in Richtung Prozessorientierung an, bei der Sie Ihren eigenen Weg finden und dabei ständig neue Möglichkeiten entdecken und nutzen können.

Der Weg zur Prozessorientierung beginnt mit der Dokumentation und Modellierung der Prozesse. Die Optimierung dieser Prozesse ist erst der zweite Schritt. Hier geht es darum, Prozesse zu leben, Veränderungen zu managen und Menschen in die Prozesse zu integrieren. Eine Strategie, die auf Prozessen basiert, kann anschließend in der IT-Infrastruktur umgesetzt werden. 

Unser Ziel ist es, unsere Kunden in ihrem Reifegrad des Prozessmanagements zu begleiten. 

Das Ganze beginnt mit der Erstellung von Inhalten und dem Entwickeln von Prozessen zusammen mit den jeweiligen Personen, die sie ausführen. Sind diese Prozesse gut aufgestellt, ist der Einstieg in ein integriertes Mensch-System-Modell viel einfacher.

Schrittweise Prozessorientierung

Viele Unternehmen müssen diesen Prozess, der in der Grafik dargestellt wird, jedoch parallel durchlaufen. Das bedeutet, dass dokumentierte Prozesse gleichzeitig auch Normen erfüllen müssen. Es ist nicht immer möglich, diese Stufen sauber zu trennen. Nicht jeder Prozess wird von Anfang an perfekt sein. Es dauert seine Zeit, bis sich eine gewisse Reife und Vollständigkeit des Prozessmodells entwickelt hat. Zu Beginn kann es sein, dass nicht alle Prozesse vollständig beschrieben sind. Dies ist jedoch auch gar nicht erforderlich. Die meisten Normen empfehlen einen risikobasierten Ansatz, bei dem sich Unternehmen auf die Prozesse konzentrieren, die für ihr Geschäftsmodell die höchste Relevanz haben.

Die Frage, wo Sie in Bezug auf die Prozessorientierung stehen, kann anhand des Eden Reifegradmodells beantwortet werden. Dieses Modell wurde vor einigen Jahren von einigen Unternehmen entwickelt. Dabei handelt es sich weniger um ein akademisches Modell, sondern vielmehr um ein praktisches Werkzeug, um den Reifegrad der Prozessmanagement-Implementierung in einem Unternehmen zu beurteilen.

Eden Reifegradmodell

Durch die regelmäßige Bewertung der Prozesse und des Prozessmanagements anhand dieses Modells können Unternehmen ihren Fortschritt auf dem Weg hin zu einer prozessorientierten Organisation messen und kontinuierlich Verbesserungen vornehmen.

Wo stehen Sie in den Dimensionen der Prozessorientierung? Was haben Sie bisher erreicht? Was ist der nächste Schritt, den Sie sich vorgenommen haben?

Zu den Schlüsseldimensionen der Prozessorientierung zählen:

Zu Beginn sollten Sie sich einige wichtige Fragen stellen: 

• Ist Ihr Prozessmanagement mit der Unternehmensstrategie verknüpft? 
• Haben Sie klare Ziele, die durch das Prozessmanagement verfolgt werden? 
• Werden diese Ziele kommuniziert? 
• Und spiegeln sie sich in den Methoden und Ansätzen, die Sie in Ihrem Prozessmanagement anwenden, wider? 
• Gibt es bereits kluge Rollenmodelle und Prozessverantwortliche in Ihrem Unternehmen? 
• Wie ordnen Sie diese den Führungskräften zu? 
• Wie wird das Prozessmanagement im Alltag sichtbar und gelebt? 
• Gibt es Gremien, die sich über Prozesse abstimmen?

Sich diese Fragen zu stellen, ist der erste Schritt, eine Strategie für Ihre prozessorientierte Organisation erarbeiten.

Es gibt eine Fülle von Methoden und Werkzeugen, die im Prozessmanagement verwendet werden können. Wichtig ist, dass Sie einen Werkzeugkoffer besitzen, der zu Ihren Bedürfnissen passt. Dies kann zum Beispiel mit einem smarten Steckbrief zum Scoping Ihrer Prozesse, einem Konzept für Prozessworkshops, Moderations-Checklisten und guten Fragestellungen zur Vorbereitung beginnen. Bei all diese Methoden handelt es sich um praktische Tools, die jeder anwenden kann. 

Eine übersichtliche Dokumentation der gelebten Prozesse und ein einfacher Zugang zu dieser Dokumentation sind ein guter Ausgangspunkt. Unsere Compliance Software AENEIS bietet hier eine sehr gute Plattform. 

Die Steuerung der Prozesse durch IT-Unterstützung ist für viele Unternehmen aber immer noch eine große Herausforderung. Um den Nutzen des Prozessmanagements in Ihrem Unternehmen vollständig zu erschließen, müssen Sie Workflows effektiv durch IT-Unterstützung lebendig werden lassen. Doch nicht immer sind alle Teile eines Prozesses vollständig automatisiert. 

Zum Beispiel werden in der SAP-Welt nur 20-30% der Referenzprozesse tatsächlich durch die Software abgebildet. 

Ein Großteil der Prozesse benötigt manuelle Eingriffe und birgt erheblichen Abstimmungsaufwand. Es besteht daher ein klarer Bedarf, diese Lücken zu schließen und sicherzustellen, dass Ihre IT-Infrastruktur die Prozesse optimal unterstützt.

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Prozessorientierung sind die Kompetenzen, die zur effektiven Durchführung des Prozessmanagements benötigt werden. Haben Sie sich Gedanken darüber gemacht, welche Fähigkeiten sowohl auf zentraler als auch auf dezentraler Ebene erforderlich sind? Die Entwicklung und Stärkung dieser Kompetenzen im Unternehmen sind entscheidend, um die Prozessleistung zu verbessern und zu messen.

Messen und Monitoring sind eine hohe Schule im Prozessmanagement. Es mag einfach klingen, Prozesse zu messen. Tatsächlich handelt es sich aber um eine anspruchsvolle Aufgabe, die richtigen Messpunkte in den Prozessen zu identifizieren, damit sie zielgerichtet gesteuert werden können. Die geeigneten Metriken aus der IT zu ziehen stellt häufig eine große Herausforderung dar. 

Ein Schlüssel zur Optimierung und kontinuierlichen Verbesserung ist die Fähigkeit, Prozesse effektiv zu messen und zu überwachen.

Ein weiteres Indiz für den Grad der Prozessorientierung in Ihrem Unternehmen ist die Art und Weise, wie Sie kommunizieren und berichten. Werden die Berichte nach wie vor auf Basis von Abteilungen und Funktionen erstellt? Oder spiegeln sie bereits den End-to-End-Prozess und die damit erzielten Kundenerfolge wider? Die Art und Weise, wie Sie kommunizieren und berichten, kann viel über den Stand der Prozessorientierung in Ihrem Unternehmen aussagen.

Letztendlich ist es wichtig, den erreichten Stand zu reflektieren und sich über den nächsten Schritt Gedanken zu machen. Was haben Sie in den Dimensionen der Prozessorientierung erreicht und was ist der nächste wichtige Schritt für Sie? Denken Sie daran, dass die Prozessorientierung ein kontinuierlicher Weg ist, auf dem ständig Verbesserungen und Anpassungen vorgenommen werden müssen.

Die Planung für das kommende Jahr ist eine entscheidende Zeit, um Ihre Ziele und Prioritäten für das Prozessmanagement zu überdenken und zu definieren. In diesem Kontext sind die Erfolgsfaktoren des Prozessmanagements besonders relevant.