Phase 2 der Aeneis-Einführung: BPM-Portal und Reporting einrichten

Die Phase 2 im Überblick

Nach Abschluss der Phase 2 ist das Berichtswesen (BPM-Portal, Druckberichte, Auswertungen) zielgruppenorientiert unter Berücksichtigung Ihrer unternehmensindividuellen Bedürfnisse eingerichtet. Die verschiedenen Zielgruppen im Unternehmen sind  in der Nutzung und Bedienung des BPM-Portals und der Druckberichte geschult. Ein Freigabe- und Versionierungsverfahren ist definiert und eingerichtet. Erste Inhalte sind im Portal verfügbar.

BPM-Portal an Corporate Design anpassen

Ihr BPM-Portal kann an Ihr Corporate Design angepasst werden. Gute Software presst Ihr Unternehmen nicht in Korsetts von Standardeinstellungen, sondern passt sich an Ihre CI-Vorgaben und Strukturen an. Aeneis geht hier entscheidende Schritte weiter und bietet individuelle Flexibilität auf allen Ebenen.

Inhalte und Ziele:

  • Wir liefern Ihnen eine Spezifikationsdatei aus, die Sie an uns mit Ihren CI-Vorgaben zurücksenden.
  • Unsere Technische Berater nehmen die die entsprechenden Anpassungen des BPM-Portals vor und liefern diese an Sie aus.
  • Die CI-Anpassungen werden von Ihnen geprüft und abgenommen.

Zielgruppe und Fakten

Kernprojektteam

Applikationsverantwortliche

Typ: Customizing

Preis: auf Anfrage

BPM-Portal einrichten und customizen

Nachdem Sie die Konfigurationsmöglichkeiten des Aeneis-BPM-Portals kennengelernt haben, werden nun die Anforderungen zur kundenindividuellen Anpassung des Aeneis-BPM-Portals im Rahmen eines Workshops gesammelt. Anschließend wird eine detaillierte Spezifikation für das BPM-Portal erstellt und das BPM-Portal initial konfiguriert.

Inhalte und Ziele:

  • Anforderungen an das Aeneis-BPM-Portal werden gesammelt und dokumentiert.
  • Idealerweise erstellt der Kunde vorab eine Grobspezifikation seiner Anforderungen.
  • Spezifikation der Anforderungen wird durch intellior erstellt und anschließend mit dem Kunden verabschiedet.
  • Das BPM-Portals des Kunden wird initial nach den Anforderungen der Spezifikation konfiguriert und einsatzbereit.
  • Der genaue Umfang der initialen Konfiguration ist abhängig vom Umfang der Spezifikation.

Zielgruppe und Fakten

Kernprojektteam

Applikationsverantwortliche

BPM-Portal-Konfigurierer

Typ: Workshop, Konfiguration oder Coaching

Dauer: Ø 12-20 Stunden

Druckberichte und Auswertungen erstellen/customizen

Wenn neue Druckberichte oder Auswertungen erstellt werden sollen, so erfordert dies im Vorfeld eine genau Spezifikation der jeweiligen Komponente. Nachdem eine detaillierte Spezifikation für Druckberichte oder Auswertungen erstellt wurden, wird die jeweilige Komponente nun umgesetzt.

Inhalte und Ziele:

  • Im Rahmen eines Workshops werden die Auswertungswünsche der verschiedenen Zielgruppen für Druckberichte aufgenommen und dokumentiert.
  • Spezifikation der Anforderungen wird durch intellior erstellt und gemeinsam mit dem Kunden verabschiedet.
  • Der Umfang der Workshops ist stark von der Anzahl der Berichte und Anforderungen an den Bericht anhängig.
  • Druckberichte und Auswertungen werden durch intellior erstellt.
  • Umfang abhängig von Anzahl und Komplexität der Berichte und Auswertungen

Zielgruppe und Fakten

Kernprojektteam

Prozessverantwortliche

Typ: Workshop, Konfiguration oder Coaching

Dauer: Ø 4-8 Stunden

Collaboration-Funktionen einrichten

Das Collaboration-Modul bindet alle Mitarbeiter des Unternehmens, auch ohne Modellierungskenntnisse, aktiv in das Prozessmanagement ein. Folgende Szenarien können spezifiziert und eingerichtet werden.

  • Kommentierung und Diskussion direkt im Prozessdiagramm.
  • Automatisches Informieren des jeweils Verantwortlichen beim Login und per Mail, sobald ein neuer Kommentar zu abonnierten Inhalten oder zu Inhalten/Prozessen abgegeben wurde.
  • Bewertung und Rezension von Portal-Inhalten (Prozesse, Dokumente etc.) mit 1 bis 5 Sternen. Kompakte oder detaillierte Darstellungsmöglichkeit aller Bewertungen.
  • Die Möglichkeit einen Inhalt zu bewerten kann individuell festgelegt werden. IT-Systeme oder spezielle Prozesse können beispielsweise ausgeschlossen werden.

Inhalte und Ziele:

  • Einweisung in das Collaboration-Modul.
  • Spezifikation der kundenspezifischen Nutzung.
  • Einrichtung / Customizing des Collaboration-Moduls.

Zielgruppe und Fakten

Kernprojektteam

Applikationsverantwortliche

Typ: Workshop und Customizing

Dauer: Ø 4-8 Stunden

Versionierung und Freigabe einrichten

Als Grundlage für die BPM-Tool Einführung müssen alle Projektbeteiligten einen gemeinsamen Überblick über die Ausgangssituation, Projektscope und Zielsetzungen erlangen. Im Workshop werden alle Rahmenbedingungen und das Vorgehen im Projekts erarbeitet und abgestimmt.

Inhalte und Ziele:

  • Grundsätzliche Möglichkeiten zur systemischen Unterstützung der Versionierung von Prozessen in Aeneis werden erläutert.
  • Es wird erörtert und dokumentiert, welche Fragestellungen für die Festlegung des Versionierungskonzepts noch geklärt werden müssen.
  • Detailliertes Versionierungskonzept wird erarbeitet und Umsetzungsschritte werden abgestimmt.
  • Versionierungskonzept wird in Aeneis eingerichtet (Standard-Versionierungsworkflow).

Mögliches erweitertes Szenario:

  • Die Zusatzkomponente „Erweiterter Freigabeworkflow“ wird erläutert.

Zielgruppe und Fakten

Kernteam

Applikationsverantwortliche

Prozessverantwortliche

Typ: Workshop und Customizing

Dauer: Ø 4-8 Stunden

Modellierungsleitfaden erstellen

Um eine gemeinsame Prozess-Sprache im Unternehmen zu etablieren, müssen Modellierungskonventionen konsistent eingehalten werden. Der Modellierungsleitfaden beschreibt die definierten Konventionen und dient den Modellierern als Hilfestellung.

Inhalte und Ziele

      Empfohlenes Szenario:
  • Auf Basis eines Standardmodellierungsleitfadens werden die kundenindividuellen Konventionen dokumentiert und der Modellierungsleitfaden wird durch Intellior in einer Version 1.0 erstellt.
  • Modellierungselemente (Kategorien, Attribute), ihre Bedeutung und ihre Verknüpfung werden dokumentiert.
  • Namenskonventionen werden definiert und dokumentiert.
  • Layoutkonventionen werden definiert und dokumentiert.
  • Detaillierungsgrad der Modellierung wird definiert und dokumentiert.
      Minimum Szenario:
  • Kunden erstellen Modellierungsleitfaden selbst.
  • Intellior führt ein Review des Leitfadens durch.

Zielgruppe und Fakten

Kernprojektteam

Applikationsverantwortliche

Typ: Konzept

Dauer: Ø 12 Stunden

BPM-Portal ausrollen

Es wird ein Trainingskonzept erarbeitet für das Ausrollen des BPM-Portals an alle Mitarbeiter. Die verschiedenen Zielgruppen werden in der Nutzung des Portals trainiert (Leseuser, Prozessverantwortliche, Fachexperten) mit Hilfe von maßgeschneiderten Trainings und Nutzungsleitfäden.

Zielgruppe und Fakten

Mitarbeiter

Prozessverantwortliche

Fachexperten

Typ: Konzept, Schulung

Dauer: Ø 24 Stunden

Zu den Arbeitspaketen der Phase 3: Das Prozessmanagement um weitere Themen ergänzen